Счёт и акт по заказу за 2 минуты: документы в Учет3Д

Как только Вы начинаете печатать не только физлицам с Авито, а компаниям и предпринимателям, всплывает скучная, но обязательная вещь: заказчику нужны документы. Без счёта бухгалтерия не оплатит, без акта не закроет работу, без договора крупный клиент вообще не начнёт. Раньше это был отдельный вечер в Word: вспомнить свои реквизиты, не ошибиться в номере счёта, руками перебить позиции и суммы из заказа. Теперь это две минуты прямо из карточки заказа.

Где это в Учет3Д

Откройте любой заказ и нажмите кнопку «Документы». Откроется окно «Документы по заказу № …», где список позиций, количества и суммы уже подставлены из самого заказа - ничего перебивать не нужно. Слева Вы выбираете тип документа, справа сразу видите готовый бланк.

Сначала один раз: «Реквизиты мастерской»

Чтобы документы выходили с Вашими данными, а не пустыми, один раз заполните реквизиты. Они живут в разделе «Профиль и настройки», блок «Реквизиты мастерской». Если Вы откроете «Документы» без заполненных реквизитов - Учет3Д подскажет это жёлтой плашкой.

Первое, что Вы выбираете, - статус продавца. От него зависит и набор полей, и какие документы вообще можно выставить:

• Физлицо без статуса - для разовых продаж. ФИО и простое поле «куда платить» (карта или номер по СБП).
• Самозанятый (НПД) - то же плюс ИНН. Главный платёжный документ у самозанятого - чек из приложения «Мой налог», его формирует налоговая.
• ИП - ФИО предпринимателя, ИНН, ОГРНИП, банковские реквизиты (расчётный счёт, банк, БИК, корсчёт), переключатель «плательщик НДС».
• ООО - полное наименование как в реестре, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, банковские реквизиты, НДС.

Дополнительно можно загрузить логотип, картинку подписи и печати - тогда документ выходит уже подписанным, его остаётся только отправить. Пометку про налог («Без НДС», «НДС не облагается», «В том числе НДС») система подставляет сама по Вашему статусу, но её можно поправить.

Заполнили один раз - дальше эти данные подставляются во все документы автоматически.

Какие документы доступны под Ваш статус

Учет3Д не показывает то, что Вам по закону выставлять нельзя. Поэтому набор кнопок зависит от статуса продавца:

Коротко, что есть что:

• Коммерческое предложение - перечень работ с ценами и сроком действия предложения. Чтобы заказчик увидел смету до старта.
• Счёт на оплату - реквизиты для оплаты и список позиций. По нему компания переводит деньги.
• Договор - договор подряда на изготовление: что печатаем, сроки, оплата.
• Акт выполненных работ - закрывающий документ: работы сданы, претензий нет. Без него бухгалтерия заказчика не спишет расход.
• Товарная накладная (ТОРГ-12) - только при продаже готовых изделий как товара юрлицу. Услугу печати закрывает акт, поэтому накладная нужна не всегда.
• Расписка - подтверждение получения наличных по разовой сделке. Инструмент физлица.

Почему у физлица нет счёта и накладной: без налогового статуса официальный счёт-фактуру или накладную выставить нельзя - это не ограничение программы, а требование закона. А у самозанятого вместо счёта-фактуры с НДС работает чек «Мой налог». Учет3Д просто не даёт сделать документ, который потом не примут.

Как это работает: три действия

1. Выберите тип документа слева. Учет3Д тут же присвоит ему номер - сквозной и стабильный, его задаёт сервер, а не Вы. Один заказ - один номер счёта: открыли документ повторно, номер тот же, дублей не будет.
2. Проверьте предпросмотр справа - это и есть готовый бланк с Вашими реквизитами, позициями и суммами.
3. Заберите документ: кнопка «Скачать Word» даёт файл .docx (его можно дослать, доправить, поставить живую подпись), кнопка «Печать / Сохранить PDF» - распечатать или сохранить в PDF одним действием.

Нумерация и история

Все выданные по заказу документы Учет3Д держит в списке «Выданные» прямо в этом окне: видно тип, номер и дату. Нажали на строку - снова открылся тот же документ с тем же номером. Это важно для порядка в учёте: счёт № 14 остаётся счётом № 14, сколько бы раз Вы его ни открыли, и номера не скачут.

Что важно по закону

• Самозанятый: счёт, акт и договор - по желанию заказчика, но деньги «закрывает» чек из «Мой налог». Сформируйте чек в приложении налоговой на каждую оплату.
• Физлицо без статуса: официальный счёт и накладную выставить нельзя. Доступны договор, акт и расписка - этого хватает для разовой сделки.
• НДС: ставится только у ИП и ООО, и только если Вы его реально платите. По умолчанию для упрощёнки система пишет «НДС не облагается».

Подробнее про выбор статуса - в статьях Самозанятый или ИP для 3D-печати и Налоги для 3D-мастерской.

Частые вопросы

Можно ли самозанятому выставить счёт на 3D-печать? Да, счёт в Учет3Д самозанятому доступен - его иногда просит бухгалтерия заказчика как основание для оплаты. Но главный документ, подтверждающий доход, - чек из приложения «Мой налог». Счёт без чека оплату не закрывает.

Как сделать акт выполненных работ для ИП? Откройте заказ, нажмите «Документы», выберите «Акт выполненных работ». Позиции и суммы подставятся из заказа, реквизиты - из «Реквизитов мастерской». Останется скачать в Word или распечатать и подписать.

Нужен ли договор на изготовление? На разовую мелочь - нет. На крупный или предоплатный заказ - да: договор подряда фиксирует, что печатаем, в какой срок и на каких условиях оплаты. Это защищает обе стороны, и многие компании без договора не начинают.

Документ из Учет3Д имеет юридическую силу? Это готовый бланк с Вашими реквизитами и данными заказа в правильной форме. Силу он получает как обычно - подписью сторон (и печатью, если она есть). Поэтому в реквизитах можно сразу загрузить картинку подписи и печати.

Связанные статьи

• Полный гайд по заказам - статусы, маржа, ведение заказа от заявки до выдачи.
• Профиль и настройки - где заполнить реквизиты мастерской.
• Самозанятый или ИП для 3D-печати - какой статус выбрать.