Первая касса: как учитывать деньги без двойных записей
Касса в Учет3Д - это конкретное место, где лежат деньги мастерской: наличные, банковская карта или расчётный счёт. Для каждого такого места лучше создать отдельную кассу. Тогда остаток на экране можно сверить с фактическими деньгами.
Главное правило: одно движение денег записывайте один раз. Оплату покупателя проводите из заказа, а перевод между своими счетами не записывайте как новый доход.
Шаг 1. Создайте первую кассу
Откройте «Финансы» → «Кассы». Если касс ещё нет, нажмите «Создать кассу». Когда хотя бы одна касса уже создана, новая добавляется кнопкой «+ Касса».
В окне «Новая касса»:
- Укажите понятное название: например, «Наличка» или «Карта Сбер».
- Выберите тип «Наличная» или «Безналичная».
- Для кассы банковского терминала можно включить «Считать эквайринг» (учёт комиссии за приём оплаты картой) и указать размер комиссии.
- Для обычной кассы оставьте «Расчётник площадки» → «Обычная касса».
- Нажмите «Создать».
Шаг 2. Внесите начальный остаток один раз
Если до начала работы в Учет3Д в кассе уже были деньги, откройте её карточку и нажмите «Внести».
В поле «Сумма» укажите фактический остаток. В «Примечании» напишите, например, «Начальный остаток». Строка «Баланс станет» покажет результат до сохранения.
Кнопка «Внести» увеличивает остаток и записывает ручное движение в историю кассы. Она не создаёт выручку, прибыль или отдельную запись в разделе «Доходы», но показывается в отчёте «Денежный поток» как ручное пополнение. Не используйте её для оплаты покупателя.
Шаг 3. Оплату покупателя проводите из заказа
Откройте «Заказы» и нажмите на крупную сумму в карточке нужного заказа. В окне «Принять оплату»:
- Введите в поле «Сколько оплатил покупатель всего» общую сумму по заказу к текущему моменту.
- Выберите «Кассу для фактического поступления».
- Нажмите «Принять оплату».
Система обновит отметку об оплате заказа и запишет в кассу только разницу с уже внесённой суммой. Для кассы с эквайрингом комиссия терминала запишется отдельно.
После этого не нажимайте «Внести» на ту же сумму. Иначе остаток кассы увеличится второй раз, а лишнее движение не будет связано с заказом.
Подробный пример с авансом и доплатой: как отметить оплату заказа и выбрать кассу.
Шаг 4. Не путайте выдачу денег и расход
Кнопка «Выдать» в карточке кассы уменьшает остаток денег. Она не создаёт отдельную запись в разделе «Расходы» и не меняет прибыль, но показывается в отчёте «Денежный поток» как ручная выдача.
Ручной расход создаётся в разделе «Расходы» кнопкой «Добавить расход». В этой форме указываются категория, сумма, дата и описание, но касса не выбирается.
Если Вы оплатили обычную ручную трату из кассы, например аренду, сделайте два действия:
- Создайте запись в «Расходах».
- Откройте нужную кассу и нажмите «Выдать» на ту же сумму.
Это не повторный учёт одной операции: первая запись отвечает за расходы мастерской, вторая - за остаток денег.
Есть исключение. При покупке пластика, расходников, упаковки или запчастей в складской форме есть поле «Оплатить с кассы». Если касса выбрана там, Учет3Д сам создаст расход и спишет деньги. Не добавляйте такую покупку в расходы и не нажимайте «Выдать» повторно.
Шаг 5. Между своими кассами используйте перевод
Если деньги перемещаются между Вашими счетами, например с расчётного счёта в наличные, откройте исходную кассу и нажмите «Перевод».
Выберите поле «В кассу», укажите сумму и нажмите «Перевести». Для перевода нужны две действующие кассы.
Перевод не считается доходом или расходом. В отчёте «Денежный поток» он показан отдельно и не раздувает итоговые поступления и списания.
Что выбирать в знакомых ситуациях
- Покупатель оплатил заказ: нажмите на сумму в карточке заказа.
- Деньги уже лежали в кассе до начала учёта: один раз нажмите «Внести».
- Деньги перешли между Вашими кассами: нажмите «Перевод».
- Появилась обычная ручная трата: добавьте расход и отдельно нажмите «Выдать».
- Складская покупка оформлена с полем «Оплатить с кассы»: больше ничего не проводите.
Как исправить ошибку
Ручные движения и переводы не редактируются. Исправление записывается обратным движением, чтобы история осталась понятной.
- Ошибочно нажали «Внести»: нажмите «Выдать» на ту же сумму и укажите в примечании «Исправление ошибочного внесения».
- Ошибочно нажали «Выдать»: внесите ту же сумму обратно с пояснением.
- Перевели не в ту кассу: сделайте обратный перевод из получившей кассы в исходную.
- Неверно указали оплату заказа: снова нажмите на сумму заказа и введите правильную общую оплату. Если сумма уменьшается, выберите кассу, из которой нужно убрать разницу, и нажмите «Провести возврат».
- Провели единственную оплату не в ту кассу: сначала верните общий итог к значению до этой оплаты через ошибочную кассу, затем снова укажите фактический итог и выберите правильную кассу.
- Ошиблись в ручном расходе: используйте «Изменить» или «Удалить» в разделе расходов. Если Вы отдельно проводили выдачу из кассы, исправьте и её обратным движением.
Автоматический расход исправляется в документе, который его создал: покупке пластика, упаковки или запчасти. Строка такого расхода помечена словом «Автоматический».