Первая касса: как учитывать деньги без двойных записей

Касса в Учет3Д - это конкретное место, где лежат деньги мастерской: наличные, банковская карта или расчётный счёт. Для каждого такого места лучше создать отдельную кассу. Тогда остаток на экране можно сверить с фактическими деньгами.

Главное правило: одно движение денег записывайте один раз. Оплату покупателя проводите из заказа, а перевод между своими счетами не записывайте как новый доход.

Шаг 1. Создайте первую кассу

Откройте «Финансы» → «Кассы». Если касс ещё нет, нажмите «Создать кассу». Когда хотя бы одна касса уже создана, новая добавляется кнопкой «+ Касса».

В окне «Новая касса»:

1. Укажите понятное название: например, «Наличка» или «Карта Сбер».
2. Выберите тип «Наличная» или «Безналичная».
3. Для кассы банковского терминала можно включить «Считать эквайринг» (учёт комиссии за приём оплаты картой) и указать размер комиссии.
4. Для обычной кассы оставьте «Расчётник площадки» → «Обычная касса».
5. Нажмите «Создать».

Шаг 2. Внесите начальный остаток один раз

Если до начала работы в Учет3Д в кассе уже были деньги, откройте её карточку и нажмите «Внести».

В поле «Сумма» укажите фактический остаток. В «Примечании» напишите, например, «Начальный остаток». Строка «Баланс станет» покажет результат до сохранения.

Кнопка «Внести» увеличивает остаток и записывает ручное движение в историю кассы. Она не создаёт выручку, прибыль или отдельную запись в разделе «Доходы», но показывается в отчёте «Денежный поток» как ручное пополнение. Не используйте её для оплаты покупателя.

Шаг 3. Оплату покупателя проводите из заказа

Откройте «Заказы» и нажмите на крупную сумму в карточке нужного заказа. В окне «Принять оплату»:

1. Введите в поле «Сколько оплатил покупатель всего» общую сумму по заказу к текущему моменту.
2. Выберите «Кассу для фактического поступления».
3. Нажмите «Принять оплату».

Система обновит отметку об оплате заказа и запишет в кассу только разницу с уже внесённой суммой. Для кассы с эквайрингом комиссия терминала запишется отдельно.

После этого не нажимайте «Внести» на ту же сумму. Иначе остаток кассы увеличится второй раз, а лишнее движение не будет связано с заказом.

Подробный пример с авансом и доплатой: как отметить оплату заказа и выбрать кассу.

Шаг 4. Не путайте выдачу денег и расход

Кнопка «Выдать» в карточке кассы уменьшает остаток денег. Она не создаёт отдельную запись в разделе «Расходы» и не меняет прибыль, но показывается в отчёте «Денежный поток» как ручная выдача.

Ручной расход создаётся в разделе «Расходы» кнопкой «Добавить расход». В этой форме указываются категория, сумма, дата и описание, но касса не выбирается.

Если Вы оплатили обычную ручную трату из кассы, например аренду, сделайте два действия:

1. Создайте запись в «Расходах».
2. Откройте нужную кассу и нажмите «Выдать» на ту же сумму.

Это не повторный учёт одной операции: первая запись отвечает за расходы мастерской, вторая - за остаток денег.

Есть исключение. При покупке пластика, расходников, упаковки или запчастей в складской форме есть поле «Оплатить с кассы». Если касса выбрана там, Учет3Д сам создаст расход и спишет деньги. Не добавляйте такую покупку в расходы и не нажимайте «Выдать» повторно.

Шаг 5. Между своими кассами используйте перевод

Если деньги перемещаются между Вашими счетами, например с расчётного счёта в наличные, откройте исходную кассу и нажмите «Перевод».

Выберите поле «В кассу», укажите сумму и нажмите «Перевести». Для перевода нужны две действующие кассы.

Перевод не считается доходом или расходом. В отчёте «Денежный поток» он показан отдельно и не раздувает итоговые поступления и списания.

Что выбирать в знакомых ситуациях

• Покупатель оплатил заказ: нажмите на сумму в карточке заказа.
• Деньги уже лежали в кассе до начала учёта: один раз нажмите «Внести».
• Деньги перешли между Вашими кассами: нажмите «Перевод».
• Появилась обычная ручная трата: добавьте расход и отдельно нажмите «Выдать».
• Складская покупка оформлена с полем «Оплатить с кассы»: больше ничего не проводите.

Как исправить ошибку

Перевод между кассами не редактируется: ошибку исправляет обратный перевод. А у ручного внесения, выдачи и оплаты заказа кассу можно поправить прямо в журнале: откройте «Финансы» → «Транзакции» и нажмите у нужной строки значок «Исправить кассу».

• Ошибочно нажали «Внести» или «Выдать»: в окне «Исправить кассу» выберите «- не зачислять в кассу -» (для выдачи «- не списывать с кассы -») и сохраните. Запись уйдёт из журнала, а остаток кассы вернётся к прежнему. Если деньги просто попали не в ту кассу, выберите в этом же окне правильную.
• Перевели не в ту кассу: сделайте обратный перевод из получившей кассы в исходную.
• Неверно указали сумму оплаты заказа: снова нажмите на сумму заказа и введите правильную общую оплату. Если сумма уменьшается, выберите кассу, из которой нужно убрать разницу, и нажмите «Провести возврат».
• Провели оплату заказа не в ту кассу: нажмите у этой оплаты «Исправить кассу» и выберите правильную. Оплата переедет вместе с комиссией эквайринга, а заказ останется оплаченным. Подробно - в статье Исправить кассу у проведённой операции.
• Ошиблись в ручном расходе: используйте «Изменить» или «Удалить» в разделе расходов. Если Вы отдельно проводили выдачу из кассы, поправьте и её через «Исправить кассу».

Автоматический расход исправляется в документе, который его создал: покупке пластика, упаковки или запчасти. Строка такого расхода помечена словом «Автоматический».