Исправить кассу у операции: перенос без перезаписи

Кассу для оплаты Вы выбираете в тот момент, когда проводите платёж, и здесь легко ошибиться. Клиент заплатил картой, а Вы по привычке отметили оплату через «Наличку». Или закупку пластика провели не с той кассы, с которой реально уходили деньги. Раньше это был тупик: поменять кассу у сохранённой операции было нельзя, а обходные пути вроде «удалить и завести заново» только запутывали остатки.

Теперь у такой ошибки есть прямое лекарство. У операции в журнале появился значок кошелька: нажимаете его, выбираете правильную кассу, и операция переезжает на неё целиком. Остатки обеих касс пересчитываются сами, а сама операция помечается как исправленная, чтобы всегда было видно, что и откуда переносили. Разберём, где это найти и как оно работает.

Где находится значок кошелька

Откройте «Финансы» → «Транзакции». Это общий журнал всех движений денег по всем кассам: дата, операция, касса, сумма, остаток после операции и основание (заказ или документ закупки).

В столбце с названием кассы у подходящих операций стоит небольшой значок кошелька с подсказкой «Исправить кассу». Нажмите его - откроется окно переноса. На телефоне значок превращается в кнопку «Касса» под строкой операции, работает так же.

Значок появляется не у всех операций, а только у тех, где кассу выбирали Вы сами:

• Оплата заказа - клиент заплатил, Вы отметили оплату.
• Закупка - оплата материала, детали или упаковки при поступлении на склад.
• Внесение и Выдача - ручные пополнения и снятия по кассе.

У продаж с маркетплейсов и у переводов между кассами значка нет, и это намеренно. Касса маркетплейса определяется самой площадкой и сверяется с её отчётами, менять её вручную нельзя. Операции по финансовым обязательствам исправляются в карточке самого обязательства. А у перевода две стороны (из одной кассы ушло, в другую пришло), и правка одной стороны развела бы пару, поэтому перевод исправляют не здесь, а обычным переводом между кассами.

Как перенести операцию на другую кассу

Разберём на примере. Заказ на 10 000 рублей оплатили картой, но при вводе Вы по ошибке выбрали кассу «Наличка», хотя деньги пришли на «Карта Сбер». Из-за этого в «Наличке» лишние 10 000 рублей, а на «Карте Сбер» их не хватает.

1. Откройте «Финансы» → «Транзакции».
2. Найдите нужную строку - «Оплата заказа» на 10 000 рублей по этому заказу. Чтобы не листать весь журнал, отфильтруйте по кассе «Наличка» или воспользуйтесь поиском по номеру заказа.
3. Нажмите значок кошелька в столбце кассы.
4. В открывшемся окне вверху программа покажет саму операцию: что это, дата, номер заказа, сумма и текущая касса («сейчас на кассе Наличка»).
5. В поле «Зачислить в кассу» выберите «Карта Сбер».
6. Нажмите «Сохранить».

Появится сообщение «Касса операции исправлена». Остаток «Налички» уменьшится на 10 000 рублей, остаток «Карты Сбер» на столько же вырастет. Сама оплата заказа остаётся на месте: заказ как был оплачен, так и остаётся оплаченным, меняется только касса, через которую прошли деньги.

Что переезжает вместе с оплатой заказа

Если у кассы «Карта Сбер» настроен эквайринг (приём оплаты банковской картой через терминал), то к этой оплате привязаны ещё и служебные строки: комиссия эквайринга и удержания по заказу. Они относятся к тем же деньгам, поэтому при переносе оплаты уезжают на новую кассу вместе с ней. Программа сама предупредит об этом в окне: делить одну оплату между двумя кассами она не станет, всё по этому заказу окажется на одной кассе, и остатки сойдутся.

При переносе расхода с архивной кассы окно отдельно объясняет, куда поступят освободившиеся деньги. Остаток архивной кассы в таком случае не меняется; ориентируйтесь на предупреждение перед сохранением.

Пометка «касса исправлена»

После переноса строка операции не теряется и не переписывается задним числом. Рядом с названием новой кассы появляется тихая пометка «касса исправлена». Наведите на неё курсор - подсказка покажет прежнюю кассу: «Было: Наличка». На телефоне та же пометка выводится отдельной строкой под операцией.

Так у Вас всегда остаётся честная картина: видно, что операцию поправили, и видно, откуда её перенесли. Никакая история при этом не прячется.

Когда операцию можно вообще убрать с кассы

У закупки, внесения и выдачи есть ещё один выход. В окне исправления, кроме списка касс, доступен вариант «не списывать с кассы» (у закупки и выдачи) или «не зачислять в кассу» (у внесения). Он нужен, когда деньги на самом деле никуда не двигались, а движение появилось по ошибке.

• Если Вы уберёте с кассы закупку, деньги вернутся на кассу, с которой списывались. При этом сама покупка и расход по ней останутся на месте - изменится только то, что за неё больше не списываются деньги ни с одной кассы. Это удобно, когда материал завели на склад, но фактически за него ещё не платили.
• Если уберёте с кассы внесение или выдачу, запись просто уйдёт из журнала, а остаток кассы вернётся к прежнему значению.

А вот оплату заказа убрать с кассы нельзя, для неё есть только перенос на другую кассу. Причина простая: если снять оплату с кассы совсем, заказ перестанет считаться оплаченным, а это уже не исправление кассы, а отмена платежа. Для возврата денег покупателю в заказе есть отдельный сценарий возврата.

Почему это надёжнее обходных путей

Перенос устроен так, что остатки не могут разъехаться. Программа пересчитывает всю цепочку остатков сразу по обеим кассам: и по той, откуда операцию забрали, и по той, куда её положили. Поэтому колонка «Остаток» в журнале остаётся верной для каждой строки, а не только для последней.

Сводки на вкладке «Обзор» Панели управления и в аналитике тоже подхватывают правку: программа сбрасывает кэш, чтобы главный экран сразу показывал деньги на правильной кассе, а не держал старую картинку.

Связанные статьи

• Как отметить оплату заказа и выбрать кассу - как провести оплату из карточки заказа, чтобы касса сразу была правильной.
• Финансы и кассы: полный разбор - как устроены кассы, движения и остатки целиком.
• Эквайринг: касса, которая сама считает комиссию терминала - что за комиссия и удержания переезжают вместе с оплатой заказа.

Коротко

Если оплату заказа, закупку, внесение или выдачу провели не через ту кассу, откройте «Финансы» → «Транзакции», найдите операцию и нажмите значок кошелька «Исправить кассу». Выберите правильную кассу и сохраните - операция переедет на неё, остатки обеих касс пересчитаются сами, а строка пометится «касса исправлена» с подсказкой, откуда её перенесли. У закупки, внесения и выдачи можно ещё и вовсе убрать движение с кассы. Оплату заказа при этом убрать нельзя - только перенести, чтобы заказ остался оплаченным. Проверить можно прямо сейчас на учет3д.рф.