Куда ушли деньги: отчёт о движении денег

В конце месяца у мастерской обычно один и тот же вопрос: денег на счету стало меньше, а на что именно они разошлись, вспомнить трудно. Пластик, доставка, обслуживание принтеров, выплаты за работу - всё сливается в общую массу. Вкладка «Денежный поток» в Финансах Учет3Д отвечает на этот вопрос за минуту: за выбранный период она показывает, сколько денег пришло, сколько ушло, какая между ними разница и по каким именно статьям деньги двигались.

Это то, что в бухгалтерии называют ОДДС (отчёт о движении денежных средств). Не пугайтесь термина: по сути это простая сводка «сколько втекло, сколько вытекло и куда». Ниже разберёмся, где её открыть и как читать.

Где находится вкладка и что она показывает

Откройте раздел «Финансы» и перейдите на вкладку «Денежный поток». Сверху три настройки, которыми Вы задаёте, что именно смотреть:

Касса. По умолчанию стоит «Все кассы» - отчёт складывает движение по всем Вашим кассам сразу: наличным, картам, расчётному счёту. Если нужно посмотреть только по одному месту, где лежат деньги, выберите конкретную кассу из списка.
Дата от и Дата до. Это границы периода. Учет3Д сразу подставляет удобное умолчание: с первого числа текущего месяца по сегодняшний день. То есть, открыв вкладку, Вы уже видите движение денег за текущий месяц. Хотите другой отрезок - за квартал, за прошлый месяц, за конкретную неделю - просто поменяйте даты.

Как только Вы задали кассу и период, Учет3Д собирает движение денег и показывает результат в двух частях: сначала общий итог тремя карточками, ниже - подробная раскладка по статьям.

Если за выбранный период движений не было, вместо раскладки появится спокойная надпись «За выбранный период движений нет» - это не ошибка, а просто пустой период. Пока отчёт собирается, Вы увидите строку «Собираю движение денег».

Поступило, ушло, разница

Первое, что видно, - три крупные карточки с итогами за период.

Поступило (зелёная, со стрелкой вниз-влево). Это все деньги, которые за период пришли в выбранные кассы: оплаты заказов, поступления, пополнения. Сумма показана крупно, чтобы её было видно с первого взгляда.
Ушло (красная, со стрелкой вверх-вправо). Все деньги, которые за период вышли из касс: закупки, оплаченные с кассы, комиссия эквайринга, удержания площадок, ручные выдачи. Расход, записанный только в разделе «Расходы» без движения по кассе, сюда не попадает.
Разница (нейтральная карточка с весами). Это «Поступило» минус «Ушло». Положительное число показывает, что учтённых поступлений больше, чем списаний; отрицательное - что списаний больше. Переводы и корректировки остатка в этот итог не входят, поэтому он может отличаться от изменения остатка выбранной кассы.

По сути эти три карточки отвечают на главный денежный вопрос месяца: заработали Вы или проели запас. Цвет разницы подсказывает ответ сразу, даже без чтения самих сумм: зелёное - в плюсе, красное - в минусе.

Важно понимать, что разница за период - это не то же самое, что прибыль. Здесь речь именно о живых деньгах в кассах: сколько их физически втекло и вытекло. Если, например, Вы в этом месяце закупили пластика на полгода вперёд, «Ушло» будет большим, и разница может уйти в минус, хотя работа шла прибыльно. Отчёт честно показывает движение денег, а не бумажную прибыль, и это как раз то, что нужно, чтобы не остаться без наличных.

Раскладка по статьям

Под карточками с итогами идёт главное - подробная раскладка. Здесь общий приход и расход разложены по статьям: отдельная строка на каждую статью, по которой за период были движения. Статью Учет3Д определяет сам по виду операции, выбирать её вручную не нужно.

Каждая строка показывает:

Название статьи - вид операции: «Продажи клиентам», «Эквайринг», «Удержания по заказам», «Закупки», «Разовые доходы», «Продажи маркетплейсов», «Комиссии маркетплейсов», «Логистика маркетплейсов», «Услуги и удержания площадок», «Переводы между кассами», «Ручные пополнения», «Ручные выдачи», «Корректировка остатка». В раскладке видны только те, по которым за период были движения.
Сколько операций попало в эту статью за период. Строка так и подписана: «столько-то операций». Это помогает понять, статья набралась из одной крупной траты или из множества мелких.
Приход по статье (зелёным) - сколько денег по этой статье за период пришло.
Расход по статье (красным) - сколько по этой статье ушло.

Раскладка отвечает на вопрос «куда именно ушли деньги» точнее, чем общая карточка «Ушло». Общая сумма говорит только «за месяц ушло столько-то», а раскладка показывает, что, скажем, львиная доля - это закупки, ещё заметный кусок - удержания площадок, а остальное разошлось ручными выдачами. Именно из такой картинки видно, где мастерская переплачивает и на чём стоит присмотреться к расходам.

Чтобы найти самую тяжёлую статью, просто пробегите глазами колонку «Расход»: где число крупнее, туда и уходит основная часть денег.

Почему переводы между кассами не задваиваются

Здесь важный момент, из-за которого в самодельных таблицах денежный учёт обычно и ломается.

Представьте: Вы сняли 50 тысяч рублей с расчётного счёта и положили в наличную кассу. Денег у мастерской не прибавилось и не убавилось - они просто переехали из одного места в другое. Но если такой перевод посчитать как обычное движение, он задвоит картину: в наличной кассе появится «приход» 50 тысяч, а на счёте - «расход» 50 тысяч. Общий приход и общий расход раздуются на пустом месте, и отчёт соврёт.

Учет3Д так не делает. Переводы между Вашими собственными кассами он помечает отдельно. В раскладке такая строка подписана «не входит в общий приход и расход». Это значит, что перевод виден (Вы не теряете историю, куда деньги переехали), но в верхние карточки «Поступило» и «Ушло» он не попадает. Поэтому итог за период не раздувается фиктивными суммами и показывает только реальное движение денег: сколько по-настоящему пришло в мастерскую и сколько по-настоящему из неё ушло.

Так же отдельно помечена «Корректировка остатка» - строка, которая появляется, когда Вы задаёте кассе фактический остаток через «Установить остаток». Это сверка, а не заработок или трата, поэтому в итоги она тоже не входит.

Проще говоря, отчёт отличает «заработал и потратил» от «переложил из кармана в карман» - и во втором случае не считает это ни доходом, ни расходом.

Как этим пользоваться

Несколько привычек, ради которых вкладка и сделана:

Раз в неделю или в конце месяца открывайте «Денежный поток» за нужный период и смотрите на разницу. Зелёная - идём в плюс. Красная - разбираемся, куда утекло, по раскладке.
Свалилась крупная трата, не помните на что - поставьте период поуже (например, ту самую неделю) и найдите тяжёлую статью в колонке «Расход».
Сверяете конкретный счёт - выберите нужную кассу вместо «Все кассы», и отчёт покажет движение только по ней.
Готовите деньги на закупку - посмотрите разницу за последние месяцы, чтобы понять, какой запас мастерская реально накапливает, а не гадать по остатку на счету.

Чем аккуратнее Вы проводите деньги там, где появилась операция, тем полезнее раскладка. Оплату покупателя отмечайте в заказе, закупку оплачивайте из формы прихода со склада - тогда они лягут в «Продажи клиентам» и «Закупки». Если всё проводить кнопками «Внести» и «Выдать», отчёт покажет лишь «Ручные пополнения» и «Ручные выдачи» без объяснений. Проводите по месту - и каждый месяц будете видеть честную картину, куда уходят деньги мастерской.

Связанные статьи

Загляните на вкладку «Денежный поток» в Финансах на учет3д.рф в конце этого месяца - и Вы увидите, куда на самом деле разошлись деньги, за минуту, а не в столбик на бумаге.