Расходы мастерской в Учет3Д: считаем чистую прибыль

Зачем вообще вести расходы

«В этом месяце сделали заказов на 180 тысяч» - это выручка, не прибыль. Из неё ещё надо вычесть пластик, электричество, аренду, упаковку, доставку, комиссию площадок, запчасти и налоги. И только то, что осталось - Ваше.

Печатники часто видят только две цифры: «пришло на карту» и «заплатил за пластик». Всё остальное растворяется. К концу года выручка вроде неплохая, а на новый принтер денег нет. Куда ушли - непонятно.

Типичный сценарий. Печатник работает год, оборот растёт. Хорошо. В декабре сводит итоги и обнаруживает, что чистыми остался почти ноль. Куда делись деньги? Никто не считал упаковку (по 30 ₽ на заказ × 400 заказов - 12 тысяч), никто не записал четыре закупки сопел и ремней (ещё 8 тысяч), никто не вычел налог самозанятого с площадок (ещё 18 тысяч), не учёл рекламу на Авито (5 тысяч в месяц × 12 - 60 тысяч). Эти «мелочи» в сумме съедают месячный заработок.

Раздел «Расходы» в Учет3Д ведёт траты по категориям и поставщикам и показывает их в четырёх разрезах: суммарно по категориям, динамикой во времени, по топу поставщиков и детализацией по источникам. Вы видите реальную картину: сколько потратили, на что именно и какие поставщики собирают с Вас больше всего.

Шаг 1. Откройте раздел «Расходы»

На компьютере - пункт «Расходы» в левом меню (если его не видно, нажмите внизу меню «Показать ещё»). На телефоне - кнопка «Ещё» в нижней панели, затем «Расходы».

Заголовок раздела - «Расходы». Под ним переключатель «Период» (по умолчанию «За все время») и три карточки: «Операционные расходы» за период, «Вложения в дело» и «Регулярные». Ниже идут четыре аналитических блока, под ними кнопки «Добавить расход» и «Категории», а в самом низу общий список всех записей с сортировкой (по умолчанию по дате).

Если Вы только что зашли и записей пока нет - раздел встретит пустым состоянием. Чтобы он заработал, нужно сделать две вещи: завести свои категории под Вашу мастерскую и добавить первые расходы.

Шаг 2. Настройте категории

Нажмите кнопку «Категории» под аналитическими блоками. Откроется окно «Категории расходов» со списком, по которому Вы будете раскладывать траты.

Новая мастерская начинает с готового набора: «Оборудование», «Обслуживание», «Материалы», «Упаковка», «Запчасти», «Расходники», «Аренда», «Реклама», «Коммунальные услуги», «Вложения в товары» и «Прочее». Первые пять Учет3Д ставит сам, когда Вы заводите принтер, закрываете обслуживание или приходуете катушку, упаковку и запчасть. Если нужной категории нет - добавьте свою. Например, «Интернет и связь», «Налог», «Бухгалтерия» или «Подписки на сервисы».

Совет: не плодите по 30 категорий. Через полгода Вы сами в них запутаетесь. Оптимум - 8-12 строк, в которые укладывается всё. Если категория за квартал собрала 2-3 записи на 500 ₽ - её можно объединить с «Прочее».

Шаг 3. Добавьте расход

Нажмите «Добавить расход». Откроется форма ручной записи.

Категория. Выберите из списка, который Вы настроили на предыдущем шаге.

Сумма. В рублях. Если оплата была в валюте (зарубежная подписка, иностранный сервис) - переведите по курсу на дату списания и впишите в рублях. Учет3Д ведёт учёт в одной валюте.

Дата. По умолчанию подставится сегодняшняя. Если расход прошлой недели или прошлого месяца - поменяйте. Это важно: запись попадёт в тот период, который Вы укажете, а не в тот, когда Вы её ввели.

Как учесть расход. Выберите один из двух вариантов. «Трата месяца» уменьшит прибыль месяца выбранной даты. «Вложение в дело» останется в истории расходов, но прибыль этого месяца не уменьшит. Например, аренду можно отметить тратой месяца, а новый принтер вложением.

Поставщик. Кому Вы заплатили: «Авито» за рекламу, «Тинькофф» за бухгалтерию, «Сбер» за обслуживание счёта, владелец помещения за аренду. Это поле кормит блок «Топ поставщиков» - без него аналитика останется неполной.

Описание. Обязательное поле: что купили и зачем. Через полгода вспоминать «что это за 4 500 ₽ в марте» без описания нереально. Подробности можно дописать ниже, в «Заметках».

Регулярный расход. Отметьте галочку, если трата повторяется каждый месяц, как аренда или интернет. Такие записи собираются в карточке «Регулярные».

Нажмите «Добавить» - запись попадёт в общий список «Все расходы» и сразу учтётся в аналитике. Общая история показывает и траты месяца, и вложения. Прибыль и графики за период уменьшают только записи с выбором «Трата месяца». У каждой строки в списке доступны действия «Изменить» и «Удалить» - ошиблись с суммой, датой или выбором, исправить можно в любой момент.

Шаг 4. Что показывают четыре аналитических блока

Шапка переключателя периода - «За все время». Кликните по ней, чтобы выбрать конкретный период. Все четыре блока ниже пересчитаются под выбранный период.

Операционные расходы по категориям. Сводка, сколько Вы потратили на каждую категорию за период. Сюда входят только траты месяца, вложения в дело показаны отдельной карточкой. Сразу видно, что аренда - 18 тысяч, реклама - 12, расходники - 9, прочее - 4. Полезно раз в месяц быстро проверить: «На что у меня уходит больше всего?» Если категория начинает занимать неожиданно большую долю - повод посмотреть детальнее.

Динамика расходов. График трат во времени. На длинном периоде видно тренд: растут расходы, падают или держатся ровно. Если кривая ползёт вверх, а выручка стоит на месте - впереди проблемы с прибылью. Если динамика рваная - Вы либо забываете записывать (тогда «провалы» это не экономия, а пропуски), либо у Вас сезонный бизнес.

Топ поставщиков. Кому Вы платите больше всех. Часто открывает глаза. Платите ли Вы за пластик одному поставщику на 40 тысяч в год - есть ли смысл договариваться о скидке за объём? Или агрегатор берёт с Вас комиссию суммарно на 60 тысяч - может, пересмотреть условия. Этот блок работает только если Вы аккуратно заполняете поле «Поставщик» при добавлении расхода.

Детализация расходов по источникам. Разбивка по источникам: «Пластик», «Упаковка», «Комиссии», «Электроэнергия», «Запчасти», «Оборудование» и «Ручные». Полезно увидеть, какая часть трат приходит автоматически из других разделов, а какую Вы заводите руками. Если ручных слишком мало - значит, Вы не записываете часть реальных трат.

Ниже всех блоков - общий список «Все расходы (N)», где видны все записи за выбранный период.

Шаг 5. Что попадает в раздел автоматически

Часть расходов Учет3Д подставляет сам - из других разделов. Заводить руками их не нужно, главное - заполнить базовые цены в исходных карточках.

Пластик. Каждый приход катушек в разделе «Склад» → «Пластик» создаёт запись расхода: цена закупки × вес. Все закупки видны там же, на вкладке «Покупки». При оформлении покупки Вы выбираете, считать её тратой месяца или вложением.

Расходники и упаковка. Закупки коробок, пакетов, плёнки, наклеек из раздела «Склад» → «Расходники и фурнитура» попадают в расходы датой закупки.

Запчасти. Сопла, ремни, плёнки для стола из раздела «Склад» → «Запчасти» - туда же.

Обслуживание. Выполненная работа с указанной суммой в разделе «Обслуживание» тоже становится расходом.

Оборудование. Купили принтер, добавили его в раздел «Принтеры» с ценой покупки - эта сумма станет расходом в день покупки. В той же карточке Вы выбираете, уменьшит покупка прибыль месяца или останется вложением в дело.

Удержания и доставка по заказам. Комиссии и прочие удержания площадки из карточки заказа, а также стоимость отправлений из блока «Доставка» попадают в расходы автоматически, когда заказ выдан.

Ручные. Всё остальное: аренда, счёт за электричество, интернет, налог, реклама, кофе для клиентов, разовый инструмент, выплаты помощнику или подрядчикам. Кнопка «Добавить расход» сверху списка.

Шаг 6. Как это связано с чистой прибылью

Раздел «Расходы» - половина уравнения. Вторая половина - выручка по заказам. Без двух половин нет ответа на вопрос «заработали мы в этом месяце или нет».

Учет3Д связывает их в двух местах. Первое - карточка каждого заказа: внутри неё считается себестоимость (материал, электричество, амортизация принтера, накладные, а также ручная работа и расходники). Подробно про это - в статье Из чего складывается себестоимость заказа. Эти слои уже сидят внутри маржи конкретного заказа.

Второе место - «Панель управления» (главный экран). На вкладке «Обзор» есть блок «Финансовый пульс»: график с доходами, расходами и сальдо за период. Сюда подтягиваются траты месяца из раздела «Расходы» и выручка по заказам. Период выбирается над вкладками: «Сегодня», «7 дней», «30 дней», «90 дней», «12 месяцев», «Всё время» или календарный период в списке «Период» (этот или прошлый месяц, квартал, год, свои даты). Удобно смотреть в трёх ракурсах: месяц (как идут дела сейчас), квартал (растёт прибыль или падает), год (сколько реально заработали, можно ли позволить себе крупную покупку).

Если кривая расходов перебивает кривую доходов - Вы ушли в минус. Проверьте, что постоянные расходы действительно окупаются. Крупная покупка принтера не исказит прибыль месяца, если при добавлении Вы выбрали «Вложение в дело». Если выбрали «Трата месяца», она повлияет на прибыль как раньше.

Чтобы понять, где именно «съело» - вернитесь в «Расходы», посмотрите блок «Операционные расходы по категориям» и «Топ поставщиков». Сразу видно: «отжалось 23 тысячи на оборудование» или «15 тысяч на комиссию площадки». Разовую закупку для развития можно отметить вложением в дело. Постоянную утечку пора остановить.

Чего раздел «Расходы» пока не делает

Чтобы не было ложных ожиданий - коротко о границах раздела:

Чеклист первой настройки

Перед тем как пользоваться разделом в полную силу, пройдите по списку:

Если всё это сделано - «Финансовый пульс» на «Панели управления» покажет реальную чистую прибыль, без иллюзий.

Связанные статьи