Расходы мастерской в Учет3Д: считаем чистую прибыль
Зачем вообще вести расходы
«В этом месяце сделали заказов на 180 тысяч» - это выручка, не прибыль. Из неё ещё надо вычесть пластик, электричество, аренду, упаковку, доставку, комиссию площадок, запчасти и налоги. И только то, что осталось - Ваше.
Печатники часто видят только две цифры: «пришло на карту» и «заплатил за пластик». Всё остальное растворяется. К концу года выручка вроде неплохая, а на новый принтер денег нет. Куда ушли - непонятно.
Типичный сценарий. Печатник работает год, оборот растёт. Хорошо. В декабре сводит итоги и обнаруживает, что чистыми остался почти ноль. Куда делись деньги? Никто не считал упаковку (по 30 ₽ на заказ × 400 заказов - 12 тысяч), никто не записал четыре закупки сопел и ремней (ещё 8 тысяч), никто не вычел налог самозанятого с площадок (ещё 18 тысяч), не учёл рекламу на Авито (5 тысяч в месяц × 12 - 60 тысяч). Эти «мелочи» в сумме съедают месячный заработок.
Раздел «Расходы» в Учет3Д ведёт траты по категориям и поставщикам и показывает их в четырёх разрезах: суммарно по категориям, динамикой во времени, по топу поставщиков и детализацией по источникам. Вы видите реальную картину: сколько потратили, на что именно и какие поставщики собирают с Вас больше всего.
Шаг 1. Откройте раздел «Расходы»
На компьютере - пункт «Расходы» в левом меню. На телефоне - кнопка «Расходы» в нижней панели.
H1 раздела - «Расходы». В шапке справа три ключевые кнопки: переключатель периода «За все время», «Добавить расход» и «Категории». Под шапкой - сортировка «По Дате» (по умолчанию). Ниже идут четыре аналитических блока и общий список всех записей.
Если Вы только что зашли и записей пока нет - раздел встретит пустым состоянием. Чтобы он заработал, нужно сделать две вещи: завести свои категории под Вашу мастерскую и добавить первые расходы.
Шаг 2. Настройте категории
Нажмите «Категории» в правом верхнем углу. Откроется список категорий, по которым Вы будете раскладывать траты.
Стандартный набор для 3D-мастерской: аренда, электричество, интернет и связь, реклама, налог, расходники, инструмент, оборудование, доставка, бухгалтерия, прочее. Если в стандартном списке нет нужной - добавьте свою. Например, «Курьерская служба», «Подписки на сервисы» или «Кофе для клиентов».
Совет: не плодите по 30 категорий. Через полгода Вы сами в них запутаетесь. Оптимум - 8-12 строк, в которые укладывается всё. Если категория за квартал собрала 2-3 записи на 500 ₽ - её можно объединить с «Прочее».
Шаг 3. Добавьте расход
Нажмите «Добавить расход» в правом верхнем углу. Откроется форма ручной записи.
Категория. Выберите из списка, который Вы настроили на предыдущем шаге.
Сумма. В рублях. Если оплата была в валюте (зарубежная подписка, иностранный сервис) - переведите по курсу на дату списания и впишите в рублях. Учет3Д ведёт учёт в одной валюте.
Дата. По умолчанию подставится сегодняшняя. Если расход прошлой недели или прошлого месяца - поменяйте. Это важно: запись попадёт в тот период, который Вы укажете, а не в тот, когда Вы её ввели.
Как учесть расход. Выберите один из двух вариантов. «Трата месяца» уменьшит прибыль месяца выбранной даты. «Вложение в дело» останется в истории расходов, но прибыль этого месяца не уменьшит. Например, аренду можно отметить тратой месяца, а новый принтер вложением.
Поставщик. Кому Вы заплатили: «Авито» за рекламу, «Тинькофф» за бухгалтерию, «Сбер» за эквайринг, владелец помещения за аренду. Это поле кормит блок «Топ поставщиков» - без него аналитика останется неполной.
Описание/заметка. Свободный текст. Что купили, зачем, на какой срок. Через полгода вспоминать «что это за 4 500 ₽ в марте» без заметки нереально. Возьмите за правило заполнять.
Нажмите «Сохранить» - запись попадёт в общий список «Все расходы» и сразу учтётся в аналитике. Общая история показывает и траты месяца, и вложения. Прибыль и графики за период уменьшают только записи с выбором «Трата месяца». У каждой строки в списке доступны действия «Изменить» и «Удалить» - ошиблись с суммой, датой или выбором, исправить можно в любой момент.
Шаг 4. Что показывают четыре аналитических блока
Шапка переключателя периода - «За все время». Кликните по ней, чтобы выбрать конкретный период. Все четыре блока ниже пересчитаются под выбранный период.
Расходы по категориям. Сводка, сколько Вы потратили на каждую категорию за период. Сразу видно, что аренда - 18 тысяч, реклама - 12, расходники - 9, прочее - 4. Полезно раз в месяц быстро проверить: «На что у меня уходит больше всего?» Если категория начинает занимать неожиданно большую долю - повод посмотреть детальнее.
Динамика расходов. График трат во времени. На длинном периоде видно тренд: растут расходы, падают или держатся ровно. Если кривая ползёт вверх, а выручка стоит на месте - впереди проблемы с прибылью. Если динамика рваная - Вы либо забываете записывать (тогда «провалы» это не экономия, а пропуски), либо у Вас сезонный бизнес.
Топ поставщиков. Кому Вы платите больше всех. Часто открывает глаза. Платите ли Вы за пластик одному поставщику на 40 тысяч в год - есть ли смысл договариваться о скидке за объём? Или агрегатор берёт с Вас комиссию суммарно на 60 тысяч - может, пересмотреть условия. Этот блок работает только если Вы аккуратно заполняете поле «Поставщик» при добавлении расхода.
Детализация расходов по источникам. Разбивка по источникам: ручные расходы, закупки пластика из «Полок», покупки принтеров, расходники из «Расходников и упаковки», комиссия по заказам. Полезно увидеть, какая часть трат приходит автоматически из других разделов, а какую Вы заводите руками. Если ручных слишком мало - значит, Вы не записываете часть реальных трат.
Ниже всех блоков - общий список «Все расходы (N)», где видны все записи за выбранный период.
Шаг 5. Что попадает в раздел автоматически
Часть расходов Учет3Д подставляет сам - из других разделов. Заводить руками их не нужно, главное - заполнить базовые цены в исходных карточках.
Пластик. Каждая закупка катушки в разделе «Пластик» (на вкладке «Покупки») создаёт запись расхода. Цена закупки × вес. При оформлении покупки Вы выбираете, считать её тратой месяца или вложением.
Расходники и упаковка. Закупки коробок, пакетов, плёнки, наклеек из раздела «Расходники и упаковка» попадают в расходы датой закупки.
Запчасти. Сопла, ремни, плёнки для стола из раздела «Склад запчастей» - туда же.
Оборудование. Купили принтер, добавили его в раздел «Принтеры» с ценой покупки - эта сумма станет расходом в день покупки. В той же карточке Вы выбираете, уменьшит покупка прибыль месяца или останется вложением в дело.
Комиссия и доставка по заказам. Если в карточке заказа Вы указали удержания площадки или стоимость доставки за Ваш счёт - это уйдёт в расходы автоматически.
Ручные. Всё остальное: аренда, электричество (если ведёте отдельной строкой, а не через слои себестоимости), интернет, налог, реклама, кофе для клиентов, разовый инструмент, выплаты помощнику или подрядчикам. Кнопка «Добавить расход» сверху списка.
Шаг 6. Как это связано с чистой прибылью
Раздел «Расходы» - половина уравнения. Вторая половина - выручка по заказам. Без двух половин нет ответа на вопрос «заработали мы в этом месяце или нет».
Учет3Д связывает их в двух местах. Первое - карточка каждого заказа: внутри неё считается себестоимость по слоям (материал, электричество, амортизация принтера, обслуживание, накладные). Подробно про это - в статье 5 слоёв себестоимости. Эти слои уже сидят внутри маржи конкретного заказа.
Второе место - «Панель управления» (главный экран). На вкладке «Финансы» есть блок «Финансовый пульс»: график с доходами, расходами и сальдо за период. Сюда подтягиваются общие расходы из раздела «Расходы» и выручка по заказам. Период переключается так же: день, неделя, месяц, квартал, год. Удобно смотреть в трёх ракурсах: месяц (как идут дела сейчас), квартал (растёт прибыль или падает), год (сколько реально заработали, можно ли позволить себе крупную покупку).
Если кривая расходов перебивает кривую доходов - Вы ушли в минус. Проверьте, что постоянные расходы действительно окупаются. Крупная покупка принтера не исказит прибыль месяца, если при добавлении Вы выбрали «Вложение в дело». Если выбрали «Трата месяца», она повлияет на прибыль как раньше.
Чтобы понять, где именно «съело» - вернитесь в «Расходы», посмотрите блок «Расходы по категориям» и «Топ поставщиков». Сразу видно: «отжалось 23 тысячи на оборудование» или «15 тысяч на комиссию площадки». Разовую закупку для развития можно отметить вложением в дело. Постоянную утечку пора остановить.
Чего раздел «Расходы» пока не делает
Чтобы не было ложных ожиданий - коротко о границах раздела:
- Не считает и не платит налоги. Учет3Д не подключён к ФНС и не формирует декларации. Налог самозанятого Вы платите в «Мой налог», в Учет3Д заводите запись по факту оплаты.
- Не подтягивает банковскую выписку. Прямой связи с Тинькофф, Сбером и другими банками пока нет - расходы вводятся руками или попадают автоматически из других разделов.
- Не делит оборудование на амортизацию по графику. Принтер за 80 тысяч ложится одной строкой в день покупки, а не «по 6 666 ₽ × 12 месяцев». Вы можете исключить его из прибыли месяца выбором «Вложение в дело», но бухгалтерская амортизация остаётся задачей бухгалтерской программы.
- Не делит расходы по проектам. Если параллельно идут заказы для клиентов и свой магазин на маркетплейсе - пока считаются общим котлом.
Чеклист первой настройки
Перед тем как пользоваться разделом в полную силу, пройдите по списку:
- Завели свои категории через кнопку «Категории» - 8-12 штук под Вашу мастерскую.
- Заполнили цены закупки в карточках катушек в разделе «Пластик» - иначе материал учтётся как 0 ₽.
- Указали цену покупки в карточках принтеров - иначе оборудование не попадёт в расходы.
- Для новых покупок выбрали, что уменьшает прибыль месяца, а что относится к вложениям в дело.
- Завели регулярные траты вручную: аренда, интернет, налог, бухгалтер, реклама - за прошлый месяц для начала.
- В заказах с площадок указали удержания площадки и доставку - они автоматически сядут в расходы.
- Раз в месяц открываете раздел «Расходы», переключаете период на прошедший месяц и смотрите четыре блока: что по категориям, как динамика, кто в топе поставщиков, какая детализация по источникам.
Если всё это сделано - «Финансовый пульс» на «Панели управления» покажет реальную чистую прибыль, без иллюзий.