Финансы и кассы в Учет3Д: полный разбор
Короткий ответ
Откройте «Финансы» в боковом меню. Внутри есть четыре вкладки:
- «Кассы» - остатки по наличным, картам и счетам;
- «Доходы» - разовые поступления вне заказов;
- «Транзакции» - подробный журнал всех движений;
- «Денежный поток» - сколько поступило и ушло за выбранный период.
Главное правило: проводите деньги там, где появилась операция. Оплату покупателя отмечайте в заказе, складскую покупку оплачивайте из формы прихода, разовый доход создавайте во вкладке «Доходы». Кнопки «Внести» и «Выдать» нужны для ручного изменения остатка, а не для повторной записи тех же денег.
Что считается кассой
Касса в Учет3Д - это одно место хранения денег. Например:
- наличные в мастерской;
- банковская карта;
- расчётный счёт;
- отдельный счёт площадки.
Одна касса хранит один остаток. Если часть денег лежит наличными, а часть на карте, создайте две кассы. Тогда каждую сумму можно сверить с фактическими деньгами.
Кассы ведутся как внутренний журнал. Учет3Д не запрашивает остаток обычной банковской карты или расчётного счёта напрямую в банке.
Создайте кассы под реальные места денег
На вкладке «Кассы» нажмите «Касса». Если список пока пуст, используйте кнопку «Создать кассу».
В форме укажите:
- Название - понятное Вам обозначение.
- Тип - «Наличная» или «Безналичная».
- Эквайринг - включайте только для безналичной кассы, в которую поступают оплаты через Ваш терминал.
- Расчётник площадки - выбирайте только для отдельной кассы Ozon, Wildberries, Яндекс Маркета или Авито. Для обычной карты оставьте значение «Обычная касса».
Комиссия эквайринга относится к оплате через Ваш терминал. Для расчётной кассы маркетплейса её не включайте: комиссии площадки учитываются отдельно.
Новая касса создаётся с нулевым остатком. Если деньги уже были до начала учёта, откройте меню кассы и выберите «Установить остаток». Укажите сумму, которая лежит там фактически. Учет3Д запишет разницу отдельной строкой «Установлен остаток», а прежнюю историю сохранит.
Где записывать каждую операцию
| Ситуация | Где записать |
|---|---|
| Покупатель оплатил заказ | Нажмите на сумму в карточке заказа и выберите кассу |
| Купили пластик, упаковку или запчасть | Выберите «Оплатить с кассы» в форме прихода |
| Продали ненужное оборудование или получили другой разовый доход | Вкладка «Доходы» |
| Переложили свои деньги между счетами | Кнопка «Перевод» в исходной кассе |
| Внесли личные деньги или сняли деньги без отдельного документа | «Внести» или «Выдать» |
| Фактический остаток не совпадает после перехода на Учет3Д | Меню кассы → «Установить остаток» |
Так одна операция создаёт одну понятную запись. Не дублируйте оплату заказа кнопкой «Внести», а складскую покупку кнопкой «Выдать».
Внести, выдать или перевести
В карточке каждой кассы есть действия «Внести», «Выдать», «Перевод» и «Транзакции».
«Внести»
Используйте, когда деньги физически добавились в кассу, но не относятся к конкретному заказу или разовому доходу. Например, Вы внесли собственные деньги в оборот.
«Выдать»
Используйте, когда деньги физически ушли из кассы без автоматической связи с документом. Выдача уменьшает остаток, но сама не создаёт запись в разделе «Расходы». Если это обычная трата мастерской, сначала добавьте её в «Расходы», а затем отдельно уменьшите кассу.
«Перевод»
Используйте, когда деньги остаются Вашими, но переходят из одной кассы в другую. Например, Вы сняли деньги с расчётного счёта и положили их в наличные. Для перевода нужны две действующие кассы, а исходная касса не может уйти в минус.
Перевод не создаёт доход или расход. В «Денежном потоке» он показан отдельно и не увеличивает общие поступления и списания.
Оплата заказа
Нажмите на крупную сумму в карточке заказа. В окне оплаты укажите, сколько покупатель оплатил всего, и выберите кассу фактического поступления.
Учет3Д записывает только изменение относительно уже проведённой суммы. Если покупатель сначала внёс аванс, а затем доплатил, повторно укажите новый общий итог. В кассу попадёт только доплата.
Касса с включённым эквайрингом отдельно учитывает комиссию терминала. Полная оплата закрывает долг покупателя, а в остаток кассы попадает фактическая сумма после известного удержания.
Подробный пример: как отметить оплату заказа и выбрать кассу.
Разовые доходы вне заказов
Вкладка «Доходы» нужна для поступлений, которые не относятся к обычному заказу. Например, для продажи ненужного оборудования или стеллажа.
Нажмите «Добавить доход» и заполните:
- Название поступления.
- Сумму.
- Фактическую дату, не позднее сегодняшней.
- Кассу, если деньги действительно поступили в неё.
- Отметку «Учитывать в расчёте налога», если это соответствует Вашему учёту.
- Комментарий при необходимости.
Запись можно исправить или отменить. При отмене связанное поступление по кассе сторнируется. Не создавайте здесь доход по заказу: для него есть окно оплаты в самом заказе.
Как читать «Транзакции»
В журнале видны:
- дата операции;
- вид движения;
- касса;
- сумма со знаком;
- остаток после операции;
- основание, например заказ или покупка.
Поиск работает по содержимому операций. Фильтры разделяют поступления, списания, заказы и эквайринг, разовые доходы, маркетплейсы и переводы.
Если у основания есть ссылка, нажмите на него, чтобы открыть исходный заказ или документ поступления.
Если деньги попали не в ту кассу
Кассу у уже проведённой операции можно исправить прямо в журнале. У оплаты заказа, закупки, внесения и выдачи в столбце кассы есть значок кошелька «Исправить кассу»: нажмите его, выберите правильную кассу и сохраните. Операция переедет на неё, остатки обеих касс пересчитаются сами, а строка пометится «касса исправлена» с подсказкой, откуда её перенесли. У закупки, внесения и выдачи можно ещё и вовсе убрать движение с кассы, а вот оплату заказа только перенести, чтобы заказ остался оплаченным. Подробный разбор - в статье Исправить кассу у проведённой операции.
Отдельный случай - разовый доход: у него значка нет, его можно отменить во вкладке «Доходы» (поступление по кассе сторнируется) и провести заново уже с правильной кассой.
Как читать «Денежный поток»
Вкладка отвечает на вопрос: «Как двигались деньги?». Выберите одну кассу или все кассы и задайте период. Ниже появятся:
- «Поступило» - сумма входящих движений;
- «Ушло» - сумма исходящих движений;
- «Разница» - поступления минус списания;
- расшифровка по видам операций.
Переводы между своими кассами показаны для сверки, но не входят в общий приход и расход. Поэтому перенос денег с карты в наличные не создаёт ложный оборот.
Почему остаток может не совпасть
Проверьте по порядку:
- Не записана ли оплата заказа второй раз через «Внести».
- Не проведена ли складская покупка второй раз через «Выдать».
- Правильная ли касса выбрана у оплаты или закупки.
- Не забыта ли ручная выдача по расходу, который не списывал деньги автоматически.
- Совпадает ли период и касса в журнале «Транзакции».
Если история правильная, но учёт начался с другого фактического остатка, используйте «Установить остаток». Не удаляйте старые операции ради красивой цифры: новый остаток сохранит понятную точку сверки.