Установить остаток кассы: сверка и переход на программу

Бывает так: открываете кассу в программе, а там числится, например, 5 000 рублей. Пересчитываете деньги в реальном ящике - а по факту лежит 4 800. Двести рублей где-то разошлись: то ли пробную оплату завели для примера, то ли мелкую трату забыли отметить, то ли переходите на Учет3Д с другого учёта и стартовая цифра просто не та. Удалять старые записи по одной, чтобы «подогнать» остаток, нельзя, да и не нужно. Для такой сверки в кассе есть отдельная кнопка «Установить остаток». Вы вписываете сумму, которая на самом деле в кассе, а программа сама доводит остаток до неё одной понятной операцией.

Разберём, зачем это нужно, где нажать и что именно происходит с деньгами и с историей.

Когда это нужно

Кнопка «Установить остаток» пригодится в двух главных случаях.

Переход на Учет3Д с другой системы. Раньше Вы вели деньги в тетради, в Excel или в другой программе. К моменту старта в кассе уже лежит какая-то сумма. Заводить задним числом каждую старую оплату - долго и бессмысленно. Правильнее один раз указать фактический остаток на дату перехода. Так поступают при переходе с одной системы учёта на другую во всём мире: старую кассу не чистят и не прячут, а вводят реальную стартовую цифру.

Сверка после знакомства с программой. Многие сначала пробуют Учет3Д на выдуманных платежах. Если пробная оплата записана в заказе, сначала исправьте её общую сумму через окно «Принять оплату». Ручное внесение или выдачу можно поправить в «Транзакциях» → «Исправить кассу». Установка остатка нужна, когда история уже проверена, а начальная сумма не совпадает с фактической: она меняет остаток, но не исправляет оплату заказа или его прибыль.

В обоих случаях суть одна: в кассе по факту одна сумма, а в программе другая, и надо аккуратно их выровнять, ничего не потеряв.

Где нажать

Откройте раздел «Финансы» → «Кассы». Найдите нужную кассу и откройте её меню (три точки в углу карточки). В меню выберите пункт «Установить остаток».

Откроется небольшое окно. В шапке видно название кассы и подпись «сейчас …» с текущим остатком - то, что программа считает на данный момент. Дальше два поля:

1. Фактический остаток. Впишите сумму, которая реально лежит в кассе. Именно её Вы насчитали при пересчёте денег или переносе базы.
2. Примечание (необязательно). Короткая пометка, зачем Вы делаете сверку, например «перенос базы» или «сверка на 18 августа». Позже в истории будет понятно, откуда взялась корректировка.

Как только Вы вписали сумму, программа сразу показывает подсказку: какая операция появится в истории и каким станет остаток. Вам не нужно считать разницу в уме - Учет3Д делает это за Вас и показывает результат ещё до сохранения. Если сумма совпадает с текущим остатком, появится строка «Остаток уже такой - менять нечего», и кнопка сохранения останется неактивной.

Что происходит после нажатия

Когда Вы нажимаете «Установить», программа не переписывает и не удаляет ни одной старой записи. Вместо этого она создаёт одну новую корректирующую операцию ровно на разницу между тем, что было, и тем, что должно стать. В истории кассы эта запись называется «Установлен остаток».

То есть механика простая и честная:

• старые движения остаются на месте, их видно как раньше;
• добавляется одна новая строка на разницу;
• итоговый остаток становится равен той цифре, что Вы указали.

Такая корректировка - это полноценная операция в истории, а не тихая правка «под капотом». Любой, кто позже откроет кассу, увидит: вот здесь была сверка на такую-то сумму, с такой-то пометкой. Ничего не спрятано.

Пример: было 5 000, по факту 4 800

Возьмём кассу «Наличка». В программе числится 5 000 рублей, а при пересчёте денег в ящике оказалось 4 800. Двести рублей нужно списать, чтобы касса сошлась с реальностью.

Открываете меню кассы, выбираете «Установить остаток». В поле фактического остатка вписываете 4 800. В примечании пишете, например, «сверка кассы». Программа сразу показывает: в истории появится операция на -200 рублей, а остаток станет 4 800 рублей.

Нажимаете «Установить». Готово. Теперь остаток кассы - ровно 4 800, столько же, сколько денег на самом деле. А в истории кассы стоит запись «Установлен остаток» на -200 рублей с Вашей пометкой. Прежние оплаты и выдачи никуда не делись, они по-прежнему на своих местах.

Обратная ситуация работает так же. Если в программе 5 000, а по факту в кассе оказалось 5 300 (например, нашлись деньги, которые не отметили), Вы вписываете 5 300, и программа добавит корректировку на +300 рублей. Остаток поднимется до фактического.

Про минус

У обычной наличной кассы фактический остаток не может быть отрицательным - денег в ящике меньше нуля не бывает, поэтому минус там программа не примет, это была бы опечатка.

А вот у кассы, привязанной к кабинету маркетплейса, минус возможен по-настоящему: площадка удерживает комиссии, логистику и возвраты, и расчётный счёт по её отчётам может уйти ниже нуля. Для таких касс в окне разрешено вписать сумму со знаком минус, и рядом появляется подсказка об этом. Для обычной кассы мастерской это не понадобится.

Чем это отличается от «Внести» и «Выдать»

Легко перепутать сверку остатка с кнопками «Внести» и «Выдать», но смысл у них разный.

«Внести» и «Выдать» - это про конкретное движение реальных денег: Вы положили в кассу наличные или, наоборот, достали их оттуда. Вы сами называете сумму движения.

«Установить остаток» - это про итоговую цифру, а не про движение. Вы говорите программе не «прибавь столько-то», а «пусть в итоге будет вот столько». Разницу программа вычисляет и записывает сама. Это удобно именно для сверки и переноса, когда Вы точно знаете конечный остаток, но не хотите вручную считать, сколько прибавить или убавить.

Не пытайтесь «подогнать» кассу удалением старых записей ради красивой цифры. Установка остатка сохраняет понятную точку сверки: видно, что было до, какая была поправка и что стало после.

Связанные статьи

• Финансы и кассы: полный разбор - как устроены кассы, движения и балансы целиком.
• Первая касса и движения денег - с чего начать, если касс ещё нет, и как внести начальный остаток.
• Эквайринг: касса, которая сама считает комиссию терминала - почему остаток безналичной кассы может расходиться с ценой на чеке.

Коротко

Если фактические деньги в кассе не совпадают с цифрой в программе, не удаляйте старые записи - откройте меню кассы и выберите «Установить остаток». Впишите сумму, которая лежит там на самом деле, и Учет3Д сам сделает корректирующую запись на разницу, а всю прежнюю историю сохранит. Это правильный способ свериться и перенести базу при переходе на программу. Откройте раздел «Финансы» → «Кассы» на учет3д.рф и выровняйте остаток за пару секунд.