Сводка над заказами: выручка, долг и деньги вперёд

Сколько мастерская реально заработала, сколько клиенты ещё должны и сколько чужих денег уже лежит в кассе авансом? Чтобы не считать это в тетрадке, Учет3Д держит финансовую сводку прямо над списком заказов. Это блок из шести карточек, который отвечает на все три вопроса одним взглядом. На телефоне он сворачивается в одну строку «Финансы за период» с суммой прибыли, а по нажатию раскрывается целиком.

Сводка считается по Вашим заказам из рабочего списка и обновляется сама, как только Вы проводите оплату или меняете статус. Ничего нажимать и пересчитывать не нужно. Финансовые карточки используют общий рабочий список, а не только заказы текущей вкладки. Переключатель «Неделя / Месяц / Квартал» относится к соседним показателям заказов: он не превращает эти шесть карточек в отчёт о поступлениях за календарный месяц. Для сверки по датам используйте финансовые отчёты.

Из чего состоит сводка

Слева направо идут шесть карточек. Каждая кликабельна: нажмите на неё, и откроется окно с подробной разбивкой, из каких заказов сложилось число.

Выручка. Сумма итоговых сумм по заказам, которые Вы уже отдали клиенту (статус «Выдан»). Пока изделие не выдано, оно в выручку не попадает: работа ещё не сдана. Под числом видно, сколько заказов выполнено. Если клиент заплатил сверх суммы заказа (чаевые), это показывается отдельной строкой «переплаты» и тоже входит в выручку при выдаче.

Расходы. Всё, что съело выручку по выданным заказам: комиссии маркетплейсов, скидки на доставку и на продажу, эквайринг (комиссия банковского терминала за приём оплаты картой), прочие расходы по заказу. Под числом показана доля этих расходов от выручки.

Получено. Живые деньги, которые реально пришли Вам в руки по выданным заказам, уже за вычетом расходов выше. Под числом видна доля от выручки. Сюда же приклеена важная строка «Недополучено» - об этом чуть ниже.

Себестоимость. Во что Вам обошлось выполнение выданных заказов: пластик, электричество, амортизация, работа. Под числом показана доля себестоимости от полученных денег, чтобы сразу видеть, сколько уходит на само производство.

Прибыль. То, что осталось после вычета себестоимости и расходов. Под числом стоят два процента. Маржа - какую долю от полученных денег Вы оставили себе. Рентабельность - сколько прибыли принёс каждый вложенный в себестоимость рубль.

Деньги вперёд. Предоплаты по заказам, которые ещё в работе и пока не выданы. Это отдельная тема, и Учет3Д специально красит эту карточку в спокойный, нейтральный цвет: заработанными такие деньги называть рано.

Три числа, которые чаще всего путают

В сводке есть три величины, которые легко перепутать, а разница между ними прямо влияет на решения. Разберём каждую.

Недополучено (долг клиента). Это остаток по заказам, которые Вы уже выдали, но за которые Вам ещё не доплатили. Работа сдана, изделие у клиента, а деньги пришли не все. Строка «Недополучено» стоит прямо под карточкой «Получено» и показывает сумму долга и его долю от выручки. Это те деньги, которые Вам должны и за которыми имеет смысл сходить.

Деньги вперёд (предоплата). Полная противоположность долгу. Это авансы по заказам, которые ещё не выданы: клиент заплатил заранее, а Вы работу пока не сдали. Формально это чужие деньги в Вашей кассе, обязательство отработать. Именно поэтому они не входят ни в выручку, ни в прибыль. Под числом видно, по скольким заказам в работе лежат такие авансы.

Одно правило снимает всю путаницу: один заказ может попасть максимум в одно из двух. Пока он в работе, его оплата это аванс («деньги вперёд»). После выдачи недоплата превращается в долг («недополучено»). Дважды одна и та же сумма нигде не учитывается.

Аванс не добран. Если по заказу в работе Вы задали план предоплаты (например, «беру 50 процентов вперёд»), а клиент внёс меньше, под карточкой «Деньги вперёд» появится строка «Аванс не добран» с суммой нехватки и числом таких заказов. Это подсказка, у кого попросить предоплату до начала печати.

Пример на числах

Условный пример: в рабочем списке Вы выдали десять заказов на общую сумму 150 000 ₽. Сводка покажет так:

• Выручка: 150 000 ₽, десять выполнено.
• Расходы: 9 000 ₽ (6% от выручки) - сюда легли комиссии площадок, эквайринг и пара скидок.
• Получено: 129 000 ₽ (86% от выручки). Под ним строка «Недополучено: 12 000 ₽ (8%)» - это долг по двум выданным заказам, за которые ещё не доплатили.
• Себестоимость: 90 000 ₽ (около 70% от полученного).
• Прибыль: 39 000 ₽. Маржа около 30%, рентабельность около 43%.

Числа складываются честно: выручка = получено + расходы + недополучено, то есть 129 000 + 9 000 + 12 000 = 150 000 ₽. Доли под карточками тоже дают ровно 100 процентов (86% + 6% + 8%), поэтому «дырки» в сводке не бывает.

А рядом, в карточке «Деньги вперёд», может стоять, например, 21 000 ₽ по трём заказам в работе. Эти деньги уже в кассе, но в прибыль они не попали и попадут только тогда, когда Вы выдадите эти заказы. Если под ними горит «Аванс не добран: 4 000 ₽ (1)», значит, по одному заказу клиент внёс меньше запланированного аванса.

Как этим пользоваться в работе

Сводка нужна не ради красивых цифр, а чтобы принимать решения быстрее.

• Долг растёт - строка «Недополучено» подсказывает, что часть выданных заказов не оплачена. Пора напомнить клиентам о доплате.
• Маржа проседает - если процент маржи ниже привычного, посмотрите на себестоимость и расходы: где-то подорожал пластик или площадка забирает больше.
• Много денег вперёд - помните, что это не Ваша прибыль, а обязательства. Не тратьте эти деньги как заработанные, пока заказы не выданы.
• Аванс не добран - хороший повод не начинать печать, пока клиент не внёс оговорённую предоплату.

Эта сводка показывает картину по многим заказам сразу. Если нужно разобрать прибыль и себестоимость одного конкретного заказа, для этого есть отдельный блок в самой форме заказа - про него читайте в статье про маржу на заказе.

Связанные статьи

• Заказы: полное руководство - как вести заказы от создания до выдачи, где живёт эта сводка.
• Маржа на заказе: как считается и где её посмотреть - разбор прибыли и себестоимости по одному заказу.
• Панель управления: обзор - те же деньги в разрезе всей мастерской, а не только заказов.

Коротко

• Над списком заказов есть финансовая сводка из шести карточек: выручка, расходы, получено, себестоимость, прибыль (с маржой и рентабельностью) и деньги вперёд.
• Выручка, расходы, получено, себестоимость и прибыль считаются по выданным заказам. Аванс за заказ в работе в выручку и прибыль не входит.
• «Недополучено» - это долг по уже выданным заказам. «Деньги вперёд» - предоплата по ещё не выданным. Один заказ попадает только в одно из двух.
• Числа сходятся: выручка = получено + расходы + недополучено.
• Любую карточку можно нажать и увидеть, из каких заказов сложилось число. На телефоне сводка сворачивается в строку «Финансы за период».