Расходники и упаковка в Учет3Д: коробки, пакеты, наклейки, скотч
Зачем считать упаковку отдельно
В голове у печатника обычно один большой склад: «пластик, принтеры, всё остальное». Коробки, пакеты, скотч, наклейки, перчатки, изопропиловый спирт - это «всё остальное» сваливается в кучу. Пока заказов мало, кажется, что считать их незачем: купили пачку пакетов за 600 ₽ - и забыли. А теперь представьте 80 заказов в месяц: в каждом пакет, наклейка с шапкой маркетплейса, кусок плёнки, иногда коробка. К концу месяца упаковки уходит на 4-5 тысяч рублей. Если этих расходов нет в себестоимости, Вы продаёте работу дешевле, чем она реально стоит, а маржа в карточке заказа врёт в плюс на 60-150 ₽.
Вторая причина - не забывать дозаказывать. Пакеты разлетаются за неделю, спирт стоит месяцами. Без системы Вы узнаёте о том, что коробки закончились, ровно в тот момент, когда нужно срочно упаковать заказ, - и тогда уже поздно ждать поставку с маркетплейса.
Третья причина - упаковка автоматически попадает в маржинальность заказа. Если Вы при отгрузке списали коробку, пакет и наклейку, их закупочные цены уйдут в строку «упаковка» в расчёте прибыли. Это нужно для честного ответа на вопрос «сколько я заработал на этом клиенте».
Поэтому в Учет3Д упаковка вынесена в отдельный раздел склада - с фотографиями, остатками, ценой за единицу и историей использования.
Где находится раздел
В личном кабинете откройте раздел:
- В левом меню нажмите «Склад».
- В подменю выберите «Расходники и упаковка».
В шапке Вы увидите заголовок «Расходники и упаковка» и кнопки в правом верхнем углу: «Добавить», «Справочники» и «Пересчитать». Если у Вас ещё не заведены расходники процесса печати, рядом появится кнопка «Добавить расходники» - она одним кликом создаёт типы «Перчатки», «Изопропиловый спирт», «FEP-плёнка» (англ. FEP - прозрачная фторопластовая плёнка на дне ванны смоляного принтера), «Салфетки», «Шкурка».
Под шапкой - четыре вкладки: «Активные» (что лежит на полке), «Использовано» (история списаний), «Архив» (позиции, которые Вы больше не закупаете) и «Таблица коробок» (все Ваши коробки списком с размерами - о ней ниже).
Ниже идут фильтры: «Все типы», сортировка по дате и поиск. На вкладке «Активные» - карточки позиций вроде «Картонная коробка S» с остатком и ценой за штуку.
Заведите типы через «Справочники»
Перед тем как добавлять позиции, удобно один раз навести порядок в типах. Нажмите кнопку «Справочники» в правом верхнем углу - там список категорий, которыми Вы потом будете маркировать позиции при добавлении.
Практичный набор для малой мастерской:
- коробки (картонные, гофро, самосборные);
- пакеты (курьерские с лентой, фасовочные, зип-пакеты);
- пузырьковая плёнка и стрейч-лента;
- скотч (упаковочный, малярный, двусторонний);
- наклейки (шапки маркетплейсов, штрих-коды, логотип);
- расходники процесса печати (перчатки, изопропиловый спирт, FEP-плёнка (англ. FEP - прозрачная фторопластовая плёнка на дне ванны смоляного принтера), салфетки, шкурка);
- прочее (силикагель, антистатики).
Можно создать всё сразу через справочник, можно добавлять типы по ходу - при заведении новой позиции рядом с полем «Тип» появится кнопка «+ Создать тип».
Добавьте позицию
Нажмите «Добавить» в правом верхнем углу. Откроется форма: слева - место для фотографии, справа - поля.
Название. Произвольно, но осмысленно: «Коробка 250×250×250 крафт», а не «Коробка 1». Через полгода на полке будет пять видов коробок, и без говорящего имени Вы их перепутаете в списке.
Тип упаковки. Начните печатать - выпадет список существующих типов из справочника.
Единица измерения. Штука, метр, рулон, килограмм или литр. По умолчанию «шт». Спирт удобнее в литрах, плёнку - в рулонах или метрах, ленту - в рулонах. Единица важна потому, что в маржу заказа попадает «цена за единицу × сколько единиц списано»: если завести рулон плёнки как штуку, при использовании одного метра у Вас спишется целый рулон.
Дата покупки. Когда привезли. По истории Вы потом поймёте, на сколько хватает партии.
Цена за единицу и сумма закупки. Два связанных поля - введите любое, второе пересчитается. Купили 100 пакетов за 950 ₽: вводите количество 100 и сумму 950 - цена за штуку посчитается сама (9,50 ₽). Без цены за единицу позиция не попадёт в маржу заказа - это ключевое поле, не пропускайте.
Количество на складе. Сколько лежит прямо сейчас. Только что пришла поставка - вводите целиком, потом будете списывать по мере использования.
Минимальный остаток. Уровень, ниже которого позиция попадёт в красную метку «низкие остатки». Для коробок практичный ориентир - 10 штук, для пакетов 20-30, для спирта 0,5 литра. Главное, чтобы у Вас было время заказать новую партию до того, как закончится текущая.
Ссылка на магазин. Куда идти заказывать снова. Маленькая, но очень полезная вещь: позиция кончилась - кликнули и сразу попали на нужный лот.
Фотография. Не обязательная, но рекомендуется. Когда на складе пять «крафтовых» коробок, фото в карточке экономит время на узнавание, особенно на телефоне.
Размеры заполняются по типу упаковки
Поля размеров появляются в зависимости от выбранного типа - для коробки нужны три измерения, для скотча ни одного, и форма не заваливает Вас лишним.
Коробки - Длина × Ширина × Высота в миллиметрах. Заводите по точным внутренним размерам, потому что Учет3Д сравнивает габариты моделей в заказе с размерами Ваших коробок и подсказывает подходящие. Если завести 250×250×250 «примерно», подбор будет работать неточно.
Пакеты - Длина × Высота в сантиметрах. Длина - длинная сторона, высота - короткая.
Пузырьковая плёнка и лента - длина в метрах × ширина в сантиметрах. Если списываете метражом под каждый заказ, выбирайте единицу «метр»: при списании уйдёт ровно столько метров, сколько укажете.
Скотч - размеры не запрашиваются. Расход на один заказ слишком мал, проще учитывать поштучно по рулонам.
Тип «Другое» - свободное текстовое поле. «1 литр», «100 шт в упаковке», «банка 500 г» - для нестандартных позиций.
Когда поля заполнены, нажмите «Добавить упаковку». Позиция появится во вкладке «Активные» с указанным количеством, ценой и фотографией.
Вкладка «Таблица коробок»
Все Ваши коробки удобно видеть одним списком - для этого есть отдельная вкладка «Таблица коробок» в шапке раздела. В неё попадают только позиции с заполненными тремя размерами (длина, ширина, высота), то есть собственно коробки и короба. Колонки: название, длина, ширина, высота в миллиметрах и остаток. Любой столбец можно отсортировать кликом по заголовку - например, выстроить коробки от меньшей к большей по высоте, когда подбираете тару под конкретную модель.
Это та же таблица размеров, по которой работает авто-подбор коробки в заказе: чем точнее заведены внутренние габариты, тем точнее Учет3Д предложит подходящую коробку под изделие. Прямо из таблицы можно списать коробку (кнопка «Использовать») или открыть её карточку на правку.
Привяжите упаковку к заказу
В Учет3Д упаковка списывается автоматически при отгрузке - но это работает только если Вы один раз привязали её к заказу.
Откройте карточку заказа и найдите секцию «Услуги и Упаковка». Там две кнопки: «Авто-подбор и упаковка» и «Подобрать вручную».
- Авто-подбор сам предложит коробку под габариты моделей и дежурный набор: пакет, наклейку.
- Подобрать вручную - список со склада расходников, выбираете нужные позиции и количество.
Типичный набор: одна коробка 250×250×250, один курьерский пакет, одна наклейка. Сохранили - и больше про эту упаковку не думаете.
Что произойдёт при смене статуса. Когда заказ переходит в «Отправлен» или «Выдан», Учет3Д:
- уменьшает остатки выбранных позиций на складе расходников;
- фиксирует операции во вкладке «Использовано» (что, когда, в какой заказ ушло);
- проставляет фактическую закупочную стоимость упаковки в расчёт прибыли заказа.
Откат при ошибке. Перевели в «Отправлен» раньше времени или клиент вернул посылку - откатите статус обратно в «Готов». Списание откатится, остатки вернутся. То же доступно во вкладке «Использовано»: у каждой строки истории есть откат - позиция вернётся на склад.
Ручное списание. Изопропиловый спирт, перчатки, шкурка, FEP-плёнка - расходники процесса печати, они тратятся постоянно, но не привязаны к конкретному заказу. Для них на карточке позиции есть кнопка «Использовать»: вводите количество, подтверждаете - остаток уменьшился, запись ушла во вкладку «Использовано». Удобно делать раз в неделю или в месяц одной операцией.
Как упаковка попадает в маржу заказа
Откройте карточку заказа, к которому привязана упаковка, и посмотрите на блок прибыли. Строка «упаковка» - это сумма закупочных цен всех привязанных расходников. Списали одну коробку за 45 ₽ и пакет за 10 ₽ - в строке будет 55 ₽.
Пока заказ не отправлен, в строке стоит расчётная плановая сумма по тем позициям, что Вы привязали. После отгрузки она фиксируется в фактическом значении (на случай, если за это время изменилась цена в карточке позиции).
Где смотреть общую сумму за период. На Панели управления, во вкладке «Финансы» и в разделе «Расходы», затраты на упаковку видны общей суммой за выбранный период. У мастерской с 70-100 заказами в месяц цифра обычно держится в районе 3-6 тысяч рублей - её надо знать, чтобы видеть настоящую маржу.
Что проверить на первом заказе. Возьмите следующий реальный заказ, привяжите упаковку, переведите в «Отправлен» и сразу откройте блок прибыли. В строке «упаковка» должна стоять понятная сумма. Если там 0 - значит, у позиций не заполнена цена за единицу. Если слишком много - значит, неверно выбрана единица измерения (плёнка заведена в рулонах, а списали как штуку).
Кнопка «Пересчитать» - раз в полгода
Кнопка «Пересчитать» в правом верхнем углу нужна редко: один раз после крупной правки данных (массовый импорт, откат серии заказов, ручное изменение нескольких списаний). Она пробегает по всей истории использования, складывает приходы и расходы и пересчитывает фактический остаток каждой позиции с нуля. В обычной работе её трогать не нужно: при каждой отгрузке и каждом ручном «Использовать» остатки и так пересчитываются автоматически.
Когда стоит нажать: если остаток на полке не совпадает с остатком в карточке более чем на 1-2 единицы, и Вы уверены, что причина не в реальной потере (помяли коробку, разлили спирт), а в кривой истории.
Чего раздел НЕ делает
Учет3Д не догадается, что Вы списали коробку, если её не привязать к заказу. Полпути работы делаете Вы: 30 секунд на привязку упаковки при сборке заказа - и всё остальное программа подхватит сама.
Учет3Д не заказывает упаковку автоматически. Низкие остатки покажет красной меткой, но кнопки «Заказать ещё» нет: сохранённая ссылка на магазин - это максимум автоматизации, потому что заказ на маркетплейсе требует выбора оплаты, адреса и сроков.
Учет3Д не учитывает упаковку по партиям. Для коробки 250×250×250 неважно, куплена она в марте или в мае: цена считается по той, что записана в карточке сейчас. Это сознательное упрощение - у пластика партии критичны (см. статью про склад пластика), у коробок нет, цена меняется на копейки.
Учет3Д не считает время упаковки. Запаковать, наклеить, отнести в пункт сдачи - это «ручная работа», отдельная строка в карточке заказа.
Чеклист первой настройки
- В справочнике типов заведены те категории, которые Вы реально используете.
- У каждой позиции стоит реальное количество на складе сейчас.
- Цена за единицу или сумма закупки заполнены - без них упаковка не попадёт в маржу заказа.
- У ходовых позиций (пакеты, коробки) выставлен минимальный остаток.
- У всех коробок заведены три размера в миллиметрах - они нужны для подбора тары к заказу.
- Единица измерения соответствует тому, как Вы реально списываете позицию.
- Сохранена ссылка на магазин для каждой регулярно покупаемой позиции.
- При сборке заказа в секции «Услуги и Упаковка» Вы привязываете использованные позиции.
- На первом тестовом заказе в блоке прибыли строка «упаковка» показывает понятную сумму.