Расходники и упаковка в Учет3Д: коробки, пакеты, наклейки, скотч

Зачем считать упаковку отдельно

Коробки, пакеты, скотч, наклейки и перчатки легко выпадают из расчёта цены. Условный пример: на упаковку одного заказа уходит 55 ₽. На 80 заказов это 4 400 ₽. Если эти затраты не учитывать, расчётная прибыль будет завышена на ту же сумму.

Вторая причина - не забывать дозаказывать. Пакеты разлетаются за неделю, спирт стоит месяцами. Без системы Вы узнаёте о том, что коробки закончились, ровно в тот момент, когда нужно срочно упаковать заказ, - и тогда уже поздно ждать поставку с маркетплейса.

Третья причина - упаковка автоматически попадает в маржинальность заказа. Если Вы при отгрузке списали коробку, пакет и наклейку, их закупочные цены уйдут в строку «упаковка» в расчёте прибыли. Это нужно для честного ответа на вопрос «сколько я заработал на этом клиенте».

Поэтому в Учет3Д упаковка вынесена в отдельный раздел склада - с фотографиями, остатками, ценой за единицу и историей использования.

Где находится раздел

В личном кабинете откройте раздел:

  1. В левом меню нажмите «Склад».
  2. В подменю выберите «Расходники и фурнитура».

В шапке Вы увидите заголовок «Расходники, упаковка и фурнитура», главную кнопку «Оформить приход» и меню «Ещё». В меню лежат «Категории» (справочник типов), «Поставщики» и «Пересчитать использование». Если у Вас ещё не заведены расходники процесса печати, там же появится пункт «Типовые расходники» - он одним нажатием создаёт пять готовых категорий: перчатки, спирт, FEP-плёнка (англ. FEP - прозрачная фторопластовая плёнка на дне ванны смоляного принтера), салфетки и шкурка.

Под шапкой - итоговые плитки и фильтры, а под ними пять вкладок: «Активные» (что лежит на полке), «Поступления» (история приходов и закупки, которые ещё едут), «Использовано» (история списаний), «Архив» (позиции, которые Вы больше не закупаете) и «Таблица упаковки» (все Ваши коробки списком с размерами - о ней ниже).

В фильтрах: «Все типы», наличие («Все», «В наличии», «Нет в наличии»), сортировка «По дате», «По названию» или «По остатку» и поиск. На вкладке «Активные» - карточки позиций вроде «Картонная коробка S» с остатком и ценой за штуку.

Заведите типы через «Категории»

Перед тем как добавлять позиции, удобно один раз навести порядок в типах. Откройте меню «Ещё» и выберите «Категории» - там список категорий, которыми Вы потом будете маркировать позиции. В этом же окне категории можно переименовать, покрасить и объединить дубли.

Практичный набор для малой мастерской:

Можно создать всё сразу через справочник, можно добавлять типы по ходу - новый тип создаётся прямо в поле «Тип расходника» при оформлении прихода.

Добавьте позицию через «Оформить приход»

Новые позиции и пополнение старых заводятся одним документом - приходом. Нажмите «Оформить приход» в правом верхнем углу.

Шапка документа. Поставщик, дата поступления, касса и примечание вроде «накладная № 154, доставка включена». Если выбрать кассу в поле «Оплатить с кассы», Учет3Д сам создаст расход и движение денег. Если товар оплачен, но ещё едет, отметьте это в поле «Товар уже на складе или ещё едет»: деньги спишутся датой оплаты, а на склад позиция встанет, когда Вы отметите приёмку на вкладке «Поступления».

Позиция поступления. Выберите позицию, которая уже есть на складе, или впишите название новой. Название произвольное, но осмысленное: «Коробка 250×250×250 крафт», а не «Коробка 1». Через полгода на полке будет пять видов коробок, и без говорящего имени Вы их перепутаете в списке.

Тип расходника. Начните печатать - выпадет список существующих типов из справочника.

Единица измерения. Штука, метр, рулон, килограмм или литр. По умолчанию «шт». Спирт удобнее в литрах, плёнку - в рулонах или метрах, ленту - в рулонах. Единица важна потому, что в маржу заказа попадает «цена за единицу × сколько единиц списано»: если завести рулон плёнки как штуку, при использовании одного метра у Вас спишется целый рулон.

Количество, цена за единицу и сумма позиции. Укажите количество и цену либо сумму. В условном примере 100 пакетов за 950 ₽ дают цену 9,50 ₽ за штуку. Нулевая цена допустима для бесплатной позиции; если она куплена за деньги, ноль занизит расчётную себестоимость.

Минимальный остаток. Уровень, ниже которого позиция получит метку «Заканчивается», а над списком появится предупреждение «Внимание! Низкие остатки». Для коробок практичный ориентир - 10 штук, для пакетов 20-30, для спирта 0,5 литра. Главное, чтобы у Вас было время заказать новую партию до того, как закончится текущая.

Ссылка на магазин и фотография. Ссылка подскажет, куда идти заказывать снова: позиция кончилась - кликнули и сразу попали на нужный лот. Фото не обязательно, но когда на складе пять «крафтовых» коробок, оно экономит время на узнавание, особенно на телефоне.

Если в поставке несколько позиций, добавьте вторую строку - окно само перейдёт в табличный вид: строки можно заполнять подряд и даже вставлять из буфера обмена. Внизу окна виден итог по документу. Когда всё заполнено, нажмите «Оформить приход». Уже полученные позиции появятся в активном остатке; оплаченные товары в пути увеличат его после приёмки.

Размеры заполняются по типу упаковки

Поля размеров появляются в зависимости от выбранного типа, и форма не заваливает Вас лишним.

Коробки - Длина × Ширина × Высота в миллиметрах. Заводите по точным внутренним размерам, потому что Учет3Д сравнивает габариты моделей в заказе с размерами Ваших коробок и подсказывает подходящие. Если завести 250×250×250 «примерно», подбор будет работать неточно.

Пакеты - Длина × Высота в сантиметрах. Длина - длинная сторона, высота - короткая.

Пузырьковая плёнка и лента - длина в метрах × ширина в сантиметрах. Если списываете метражом под каждый заказ, выбирайте единицу «метр»: при списании уйдёт ровно столько метров, сколько укажете.

Скотч - размер одной строкой. Ширину и длину намотки удобнее записать текстом, например «48 мм x 66 м».

Остальные типы (перчатки, спирт, наклейки) получают те же три поля в миллиметрах, их можно оставить пустыми. Описать размер словами («1 литр», «100 шт в упаковке», «банка 500 г») можно в поле «Размер текстом» - оно есть у любого типа.

Вкладка «Таблица упаковки»

Все Ваши коробки удобно видеть одним списком - для этого есть отдельная вкладка «Таблица упаковки» под шапкой раздела. В неё попадают только позиции с заполненными тремя размерами (длина, ширина, высота), то есть собственно коробки и короба. Колонки: название, длина, ширина, высота в миллиметрах и остаток. Любой столбец можно отсортировать кликом по заголовку - например, выстроить коробки от меньшей к большей по высоте, когда подбираете тару под конкретную модель.

Это та же таблица размеров, по которой работает авто-подбор коробки в заказе: чем точнее заведены внутренние габариты, тем точнее Учет3Д предложит подходящую коробку под изделие. Прямо из таблицы можно списать коробку (кнопка «Использовать») или открыть её карточку на правку.

Привяжите упаковку к заказу

В Учет3Д упаковка списывается автоматически при отгрузке - но это работает только если Вы один раз привязали её к заказу.

Откройте карточку заказа и найдите блок «Расходники». Там две кнопки: «Подобрать упаковку и расходники» и «Указать размеры вручную».

Пример набора: одна коробка, один курьерский пакет, одна наклейка. Сохраните выбранное количество и проверьте, хватает ли расходников на отгрузку.

Расходники самого изделия учитываются иначе: комплектующие товара могут списываться при записанной партии или подтверждённой сборке. Это отдельный состав позиции. Коробка для отправки из блока заказа расходуется при передаче заказа. Не списывайте вручную то, что уже учтено производством или сборкой.

Что произойдёт при смене статуса. Когда заказ переходит в «Отправлен» или «Выдан», Учет3Д:

Исправление и возврат. При ошибочной отгрузке используйте исправление самой передачи заказа. При настоящем возврате оформите возврат изделий и отдельно проверьте, что из упаковки действительно пригодно и вернулось на полку. Не меняйте статус ради фиктивного восстановления коробок. Во вкладке «Использовано» есть действие «Вернуть на склад»; сначала проверьте, связана ли запись с заказом или обслуживанием, и исправляйте причину расхода в соответствующем документе.

Ручное списание. Изопропиловый спирт, перчатки, шкурка, FEP-плёнка - расходники процесса печати, они тратятся постоянно, но не привязаны к конкретному заказу. Для них на карточке позиции есть кнопка «Списать расходник» (в «Таблице упаковки» - «Использовать»): вводите количество, подтверждаете - остаток уменьшился, запись ушла во вкладку «Использовано». Удобно делать раз в неделю или в месяц одной операцией.

Как упаковка попадает в маржу заказа

Откройте карточку заказа, к которому привязана упаковка, и посмотрите на блок прибыли. Строка «упаковка» - это сумма закупочных цен всех привязанных расходников. Списали одну коробку за 45 ₽ и пакет за 10 ₽ - в строке будет 55 ₽.

Пока заказ не отправлен, в строке стоит расчётная плановая сумма по тем позициям, что Вы привязали. После отгрузки она фиксируется в фактическом значении (на случай, если за это время изменилась цена в карточке позиции).

Где смотреть закупки за период. В разделе «Расходы» есть отдельная сумма «Упаковка». Она отражает учёт покупок за период, а не обязательно стоимость коробок, потраченных на заказы этого же месяца. Для результата конкретного заказа смотрите его расчёт затрат.

Что проверить на первом заказе. Возьмите следующий реальный заказ, привяжите упаковку, переведите в «Отправлен» и сразу откройте блок прибыли. В строке «упаковка» должна стоять понятная сумма. Если там 0 - значит, у позиций не заполнена цена за единицу. Если слишком много - значит, неверно выбрана единица измерения (плёнка заведена в рулонах, а списали как штуку).

Когда нужен пересчёт использования

Пункт «Пересчитать использование» в меню «Ещё» нужен редко: один раз после крупной правки данных (массовый импорт, откат серии заказов, ручное изменение нескольких списаний). Он заново сводит расход упаковки по отправленным и выданным заказам и пересчитывает остатки. В обычной работе его трогать не нужно: при каждой отгрузке и каждом ручном списании остатки и так пересчитываются автоматически.

Перед пересчётом проверьте историю поступлений и использования. Само расхождение с физической полкой не доказывает ошибку программы: потерю, брак или пропущенное использование нужно учесть соответствующей операцией.

Чего раздел НЕ делает

Учет3Д не догадается, что Вы списали коробку, если её не привязать к заказу. Полпути работы делаете Вы: 30 секунд на привязку упаковки при сборке заказа - и всё остальное программа подхватит сама.

Учет3Д не заказывает упаковку автоматически. Низкие остатки покажет меткой «Заканчивается» и предупреждением над списком, но заказ поставщику программа не оформит: сохранённая ссылка на магазин - это максимум автоматизации, потому что заказ на маркетплейсе требует выбора оплаты, адреса и сроков. Для повторной закупки на карточке позиции есть кнопка «Оформить приход» - документ откроется сразу с этой позицией.

У расходника одна складская карточка со средней ценой. Документы поступлений сохраняют отдельную историю покупок; это отличается от учёта катушек пластика по отдельным партиям. При пополнении средняя цена пересчитывается с учётом остатка.

Учет3Д не считает время упаковки. Запаковать, наклеить, отнести в пункт сдачи - это «ручная работа», отдельная строка в карточке заказа.

Чеклист первой настройки

Связанные статьи