Как принять несколько катушек и расходников одной поставкой

Если поставщик привёз несколько катушек, коробок, пакетов или других расходников, не добавляйте каждую покупку отдельной операцией. В Учет3Д можно собрать все позиции в один документ поступления.

Дата, поставщик, касса и примечание указываются один раз для всей поставки. После сохранения склад, расходы и выбранная касса обновляются вместе.

Сначала выберите нужное окно

Пластик: несколько катушек одной поставкой

Шаг 1. Откройте массовый приход

На странице пластика нажмите маленькую стрелку рядом с кнопкой «Добавить пластик», затем выберите «Несколько катушек».

Шаг 2. Заполните катушки строками

Новое окно «Приход пластика» открывается с тремя строками; сохранённый черновик вернёт Ваш прошлый состав. Одна строка может описывать одну или несколько одинаковых катушек. Укажите:

  1. тип пластика;
  2. бренд, если он известен;
  3. цвет;
  4. общий вес пластика в килограммах;
  5. число одинаковых катушек;
  6. цену за килограмм или общую сумму - второе поле пересчитается само.

Например, для трёх катушек по 1 кг укажите общий вес 3 кг и число катушек 3. Не вводите вес одной катушки как общий: программа разделит указанный вес между ними, и каждая появится на складе отдельно.

Кнопка «Добавить позицию» создаёт следующую строку. Она наследует тип, бренд, вес и цену из предыдущей, поэтому при поставке одной серии обычно остаётся выбрать только другой цвет.

В одном документе допускается до 100 строк и не больше 100 катушек суммарно. Если их больше, разделите поставку на несколько приходов.

Шаг 3. Заполните общие реквизиты

Под списком, в блоке «Документ поставки», укажите данные всей поставки:

Здесь же один раз на весь приход выбирается, считать покупку тратой месяца или вложением в дело.

Если покупка уже оплачена деньгами мастерской, выберите фактическую кассу. Учет3Д сам учтёт оплату вместе с поставкой. Не создавайте после этого такой же расход и не выдавайте ту же сумму из кассы повторно.

Если оплаченный пластик ещё едет, укажите это в поле «Товар уже на складе или ещё едет». Тогда дата означает оплату, а физический остаток появится после приёмки. Проверьте итог и нажмите «Добавить (N шт.)», где N - суммарное число катушек. Результат можно посмотреть во вкладке «Покупки» на складе пластика.

Расходники и упаковка: одна или много позиций

Шаг 4. Добавьте первую позицию

Откройте раздел расходников и нажмите «Оформить приход». Появится окно с тем же названием.

Пока позиция одна, она показана подробной карточкой. В поле позиции:

Отдельного переключателя «Пополнить / Новая позиция» в текущей форме нет. Учет3Д понимает выбранный вариант по полю позиции.

Затем заполните количество и цену. Если выбрана существующая складская позиция, её название, тип и единица измерения подставятся из карточки.

Шаг 5. Добавьте остальные позиции

Нажмите «Добавить позицию». Новая строка сама берёт тип, единицу измерения и цену из предыдущей, чтобы одинаковую упаковку было быстрее заводить серией. Как только строк становится две, подробная карточка автоматически превращается в быструю таблицу. Введённые данные при этом не теряются.

Если список уже набран в Excel или Google Таблицах, скопируйте строки и вставьте их прямо в поле позиции. Порядок столбцов должен быть таким:

Название | Тип | Количество | Единица | Цена

После вставки обязательно проверьте количество и цену каждой строки. Если название совпало с существующей складской карточкой, Учет3Д выберет её для пополнения.

В шапке документа один раз укажите «Дата поступления», «Поставщик», «Оплатить с кассы» и примечание. Если товар уже оплачен, но ещё едет, отметьте это в поле «Товар уже на складе или ещё едет»: деньги спишутся датой оплаты, а на склад позиции встанут, когда Вы отметите приёмку во вкладке «Поступления». Главная кнопка меняется по составу: «Оформить приход» для одной строки или «Оформить приход: N позиций» для нескольких.

После сохранения документ появится во вкладке «Поступления».

Как не задвоить деньги

Поле «Оплатить с кассы» используйте только тогда, когда деньги действительно ушли из этой кассы.

Если связь оборвалась при сохранении

Не закрывайте окно и не собирайте поставку заново. Кнопка изменится на «Повторить безопасно». Нажмите её: Учет3Д распознает повтор как тот же документ и не создаст второй приход.

Что проверить до сохранения

Документ поступления сразу меняет склад и деньги. Недописанную форму Учет3Д запомнит, а сохранённый документ сразу проводится, поэтому перед главной кнопкой проверьте:

Если ошибка всё-таки прошла, сохранённый документ можно поправить в истории: во вкладке «Поступления» у расходников и во вкладке «Покупки» у пластика. Там можно исправить цену позиции (у расходников - и количество), оформить возврат части товара продавцу (деньги вернутся в кассу) или отменить поставку целиком - склад и касса пересчитаются сами. Отменить или вернуть можно только то, что ещё не израсходовано.

Как это работает на телефоне

Оба окна раскрываются на весь экран. Поля пластика идут карточками одна под другой. У расходников табличные строки тоже перестраиваются в карточки, поэтому прокручивать широкую таблицу вправо не нужно.

Нижняя кнопка сохранения остаётся доступной под составом поставки. Перед нажатием прокрутите документ и проверьте итог.

Связанные статьи