Долги клиентов в Учет3Д: кто должен и как вернуть деньги

Короткий ответ

Долг клиента - это разница между тем, что человек должен за заказ, и тем, что он реально заплатил. Как только Вы выдали заказ, а деньги пришли не полностью, эта разница становится долгом. Учет3Д считает такие остатки сам: по каждому заказу видно, сколько ещё не доплачено, а на Панели управления собрана общая сумма «Вам должны за выданные заказы». Держать эти цифры в голове или в блокноте не нужно.

Откуда берётся долг

В работе на заказ деньги и товар почти никогда не встречаются в одну секунду. Клиент вносит предоплату, Вы печатаете, отдаёте готовое, а остаток он обещает «скинуть вечером». Иногда Вы вообще выдаёте заказ в долг знакомому. Каждый такой случай - это незакрытый остаток.

В Учет3Д у каждого заказа есть три суммы, и они не смешиваются между собой:

• К оплате - сколько всего стоит заказ для клиента.
• Получено - сколько он уже внёс. В окне приёма оплаты эта строка называется «Уже внесено». Если с оплаты удерживается комиссия, в форме заказа появится отдельная строка «Оплатил покупатель», а «Получено» покажет сумму за вычетом комиссии.
• Остаток - разница между ними, то есть долг по этому заказу.

Пока остаток больше нуля, заказ помечен как «Не оплачен» или «Частично». Когда клиент доплатил всё, статус становится «Оплачен», и заказ уходит из должников. Ничего вручную пересчитывать не нужно: Вы меняете сумму оплаты, а остаток и статус система выводит сама.

Где видно, кто и сколько должен

По конкретному заказу

В карточке заказа под крупной суммой стоит строка оплаты: «Не оплачен», «Частично» с остатком или «Оплачен». Нажмите на сумму, чтобы открыть окно «Принять оплату»: в нём рядом показаны «К оплате», «Уже внесено» и «Остаток». Это ответ на вопрос «сколько именно этот клиент ещё не доплатил» без калькулятора.

Если Вы отдаёте готовый заказ, а денег ещё нет, при переводе в «Выдан» система предупредит, что заказ оплачен не полностью, а после выдачи сама откроет окно «Принять оплату». Нажмите «Не оплачено» или впишите сумму, которую клиент успел отдать: окно покажет, какой долг остаётся за клиентом. Товар ушёл, а остаток честно зафиксирован, а не потерян.

В карточке клиента

В разделе «Клиенты» у каждого, кто не доплатил за выданные заказы, в карточке стоит строка «Должен» с общей суммой по всем его заказам. Если клиент, наоборот, заплатил вперёд за то, что ещё не выдано, там будет строка «Внёс вперёд».

Общая картина на Панели управления

Заглядывать в каждый заказ, чтобы понять масштаб, не нужно. На Панели управления есть отдельный показатель - «Вам должны за выданные заказы» с общей суммой. Это Ваша дебиторка одной цифрой: сколько денег уже заработано и роздано в виде готовых изделий, но ещё не вернулось в кассу. Если долгов нет, а предоплаты есть, там написано, что долгов за выданные заказы нет; когда нет ни того, ни другого, этого блока на Панели нет вовсе.

Почему считаются именно выданные заказы. Пока изделие у Вас, никакого долга нет: не заплатили - не отдали. Долг возникает в момент, когда товар уже у клиента, а деньги ещё нет. Именно эти деньги важно не упускать из виду, и именно их показывает Панель.

Как закрыть долг, когда клиент доплатил

Когда деньги пришли, долг закрывается в пару касаний:

1. В карточке заказа нажмите на крупную сумму или на строку оплаты под ней (у частично оплаченного заказа она подписана «Внести доплату»). Откроется окно «Принять оплату».
2. В поле «Сколько оплатил покупатель всего» впишите общую сумму, полученную по заказу к этому моменту, а не только последний перевод. Можно нажать «Оплатил полностью» - подставится вся сумма заказа.

3. Выберите кассу для фактического поступления - наличную или на счёт.
4. Проверьте сумму и кассу, затем нажмите «Принять оплату». Деньги встанут в выбранную кассу.

После этого остаток по заказу уменьшается, а при полной доплате заказ перестаёт быть должником и пропадает из суммы «Вам должны». Общая дебиторка на Панели сразу становится меньше.

Если клиент платит через маркетплейс или по карте с комиссией, полная сумма всё равно закрывает его долг, а в кассу попадёт чистая сумма после удержаний - это Учет3Д тоже посчитает сам. Подробнее об этом в статье Как отметить оплату заказа и выбрать кассу.

Пример с числами

Вы напечатали партию корпусов на 4 500 ₽. Клиент внёс предоплату 2 000 ₽, забрал готовое и обещал доплатить после выходных.

• В заказе: К оплате 4 500 ₽, Получено 2 000 ₽, Остаток 2 500 ₽, статус «Частично».
• На Панели управления к сумме «Вам должны за выданные заказы» добавилось 2 500 ₽.

Через неделю клиент перевёл остаток. Вы открыли окно «Принять оплату», нажали «Оплатил полностью», выбрали кассу «Счёт». Остаток стал 0 ₽, статус - «Оплачен», и эти 2 500 ₽ ушли из дебиторки. Никаких пометок в блокноте, никакого «а он вообще доплатил или нет».

Как не копить долги

Инструмент показывает долги, но дисциплина всё равно за Вами. Несколько рабочих правил, которые берегут деньги:

• Крупные и незнакомые заказы - только с предоплатой. Хотя бы стоимость материалов. Тогда даже если клиент пропал, Вы не в минусе по пластику и электричеству.
• Раз в неделю сверяйтесь с Панелью. Если сумма «Вам должны» растёт, а не тает, значит, отдаёте в долг быстрее, чем возвращают. Это сигнал, а не мелочь.
• Не отдавайте новый заказ тому, кто ещё не закрыл прошлый. История клиента в его карточке покажет, аккуратно ли он платит. Как её читать - в статье История заказов клиента.
• Долг - это не подарок. Спокойное напоминание «остаток по заказу 2 500 ₽, скинете на карту?» - нормальная часть работы. Учет3Д даёт точную цифру, с которой не поспоришь.

Что дальше

• Как отметить оплату заказа и выбрать кассу - как принимать деньги и куда они попадают.
• Карточка клиента в Учет3Д - вся история и портрет клиента в одном месте.
• Расходы мастерской в Учет3Д: считаем чистую прибыль - как долги, расходы и выручка складываются в реальную прибыль.

Долги клиентов - обычная часть работы на заказ. Плохо не то, что они есть, а когда их не видно. Учет3Д держит эту цифру на виду, чтобы деньги за уже сделанную работу возвращались к Вам, а не растворялись в «потом посчитаю».