Импорт и экспорт в Учет3Д: перенос данных и резервная копия

Зачем нужен раздел «Импорт и экспорт»

Если Вы уже год-два печатаете на заказ, у Вас уже есть данные. Где-то в Excel - список катушек, в заметках телефона - контакты клиентов, в переписке - история заказов. Перенести всё это в систему руками реально, но больно: 200 клиентов по минуте на запись - это три с половиной часа за вечер. Большинство бросает на втором.

Раздел «Импорт и экспорт» закрывает эту задачу с двух сторон. С одной - загрузка: строки прямо из Excel или Google Таблиц, CSV-файл по шаблону или текст материалов, плюс готовые шаблоны под каждый тип данных. С другой - выгрузка: копия основных рабочих таблиц в JSON для себя.

Главный принцип: данные Ваши, забрать их Вы можете в любой момент.

Шаг 1. Откройте «Импорт и экспорт»

Раздел один на весь импорт и экспорт. По разным экранам кнопки искать не нужно.

  1. В левом меню кабинета найдите пункт «Импорт и экспорт». Если его не видно, нажмите внизу меню «Показать ещё» - раздел появится среди дополнительных пунктов.
  2. На телефоне разделы открываются из нижней панели экрана. Нажмите «Ещё» - откроется полный список, в нём выберите «Импорт и экспорт».
  3. Откроется страница с двумя разделами: «Импорт данных» (вставка таблицы или загрузка CSV) и «Экспорт данных». Внутри «Экспорта» две карточки: «Шаблоны для импорта» и «Выгрузка ваших данных».

Совет: прежде чем что-то импортировать в первый раз, сделайте резервную копию того, что уже есть. Даже если там пусто. Привычка полезная - про неё в Шаге 5.

Шаг 2. Скачайте нужный шаблон CSV

Шаблоны лежат в разделе «Экспорт данных», в карточке «Шаблоны для импорта». На каждый тип данных - свой отдельный шаблон, не пытайтесь засунуть всё в один файл.

В системе четыре шаблона. Названия колонок в них именно такие - не переименовывайте их, система узнаёт тип файла по заголовкам.

Что внутри каждого файла:

  1. Первая строка - заголовки колонок.
  2. Дальше две-три строки-примера с реальными значениями, чтобы Вы видели, в каком формате ждёт система.
  3. Примеры сотрите перед загрузкой. Иначе у Вас в базе окажется клиент «Иван Петров» из шаблона.

Скачайте сразу все четыре шаблона, откройте в Excel или Google Таблицах и держите рядом.

Шаг 3. Заполните CSV правильно

Самая нудная часть переезда - перенести данные из своих файлов в шаблонные. Зато потом загрузка пройдёт без ошибок.

Общие правила для всех шаблонов:

Клиенты. Обязательное поле одно - Имя. Телефон желательно уникальный, но формат система понимает любой: +7 900 123-45-67, 89001234567, +7(900)123-45-67.

Материалы. Обязательные поля - Тип, Бренд и Цвет. В «Вес_кг» укажите фактический вес материала в строке, а в «Цена_за_кг» - стоимость одного килограмма. Например, для катушки 0,75 кг, купленной за 1 500 ₽, вес равен 0,75, а цена за килограмм - 2 000. Если оставить вес или цену пустыми, расчёт по этому материалу не заработает.

Заказы. Клиент ищется по имени; если такого нет, Учет3Д создаст его сам по имени и телефону из строки. Товары ищутся по названию в каталоге. В колонке «Статус» пишите статусы Учет3Д: «В очереди», «В печати», «Готов», «Отправлен», «Выдан», «Отменён», «Возврат». Привычные слова тоже поймутся: «Новый» станет «В очереди», «В работе» - «В печати», «Выполнен» - «Выдан». Пустой или непонятный статус превратится в «В очереди».

Порядок важен: сначала клиенты, потом материалы, потом каталог товаров, и только потом заказы. Иначе позиции заказа не найдут свои товары и будут пропущены с ошибкой.

Шаг 4. Загрузите файл и проверьте отчёт

В разделе «Импорт данных» три кнопки:

При загрузке по шаблону сопоставлять колонки вручную не нужно. Система сама определяет тип данных по заголовкам файла - именно поэтому колонки в шаблоне нельзя переименовывать. Загрузили файл из шаблона «Материалы» - система поняла, что это материалы, и разложила всё по местам.

После загрузки сразу откроется отчёт: сколько строк успешно сохранено, сколько пропущено и почему. По каждой пропущенной строке видно, что не так - например, «не заполнены обязательные поля» или «товар не найден». Ошибочные строки поправьте отдельным файлом и залейте ещё раз.

Главный совет первого импорта: загрузите тестово 5-10 строк, проверьте по отчёту и в самих разделах, что всё подтянулось правильно (фамилии не превратились в кракозябры, цены и веса на месте), и только потом грузите весь массив. Это спасает от «залил 500 строк, а в каждой имя битое».

Шаг 5. Выгрузите копию Ваших данных

Карточка «Выгрузка ваших данных» в разделе «Экспорт данных» - это три кнопки. «Скачать клиентов (CSV)» даёт таблицу контактов, а для копии нужны две другие.

«Скачать все данные (JSON)» - переносимая выгрузка Ваших рабочих данных. Сервер собирает согласованный снимок, включая кассы и их движения, задачи, данные площадок, историю печати и сборки. Файл можно читать и хранить отдельно, но загрузить его обратно в Учет3Д одной кнопкой нельзя. Подробный состав и ограничения - в статье Экспорт данных.

«Скачать сводку (CSV)» - короткий обзорный файл: список таблиц и сколько записей в каждой (сколько клиентов, заказов, материалов и так далее). Это не выгрузка самих данных, а быстрый снимок объёма базы - удобно проверить, что после импорта всё на месте.

Что внутри выгрузки (JSON):

Сами фотографии, модели и другие загруженные файлы не скачиваются вместе с JSON. Пароли, ключи подключений и одноразовые коды также исключены. Размер и длительность сборки зависят от объёма Ваших данных.

Когда делать копию:

Куда складывать: в Яндекс.Диск, в папку «Учет3Д» рядом с моделями. Через год Вы скажете себе спасибо за эту папку.

Что раздел пока не умеет

Чтобы не было сюрпризов, скажем заранее.

Чеклист первого переезда на один вечер

  1. Сделайте JSON-копию того, что уже есть в Учет3Д, - даже если там пусто.
  2. Соберите свои Excel-файлы: один на клиентов, один на материалы, один на товары, один на исторические заказы.
  3. Скачайте шаблоны на каждый тип данных из карточки «Шаблоны для импорта».
  4. Перенесите данные в шаблоны - самая нудная часть. Колонки не переименовывайте.
  5. Сохраните каждый файл как CSV UTF-8.
  6. Загрузите по очереди: клиенты, материалы, товары, заказы. Порядок важен.
  7. На каждом импорте сначала проверьте 5-10 строк, потом грузите весь массив.
  8. После всего - финальная JSON-копия в Яндекс.Диск. Теперь Вы переехали.

На круг - два-три часа вместо двух недель ручного переноса.

Связанные статьи