Задачи в Учет3Д: рабочая доска по заказам и подсказки системы

Зачем нужен раздел «Задачи»

Когда заказов в день два, всё держится в голове. Когда десять - Вы уже забываете, у какого клиента нет фото готового изделия, какому принтеру пора менять ремни, а какая катушка вот-вот закончится. Через неделю смотрите в отчёт, а маржа врёт, потому что у пяти позиций не указано время печати, и амортизация станка не посчиталась.

Раздел «Задачи» закрывает именно эту дыру. Здесь собраны и Ваши личные напоминания, и автоматические подсказки от Учет3Д. Открыли утром, прошлись сверху вниз, закрыли пробелы за десять минут - и весь день работаете уже на честных данных.

Главное отличие от обычной доски задач в офисных программах - Учет3Д умеет сам собирать подсказки после нажатия «Проверить и создать задачи». Завели товар без времени печати - проверка добавит карточку в раздел. Закрыли заказ, но не загрузили фото готового изделия - появится ещё одна. Подошёл срок обслуживания станка - проверка напомнит и об этом. Доска работает как помощник, который показывает, где не хватает данных или требуется действие.

Как открыть раздел

В левом меню найдите пункт «Задачи». Заголовок раздела - «Задачи», под ним подпись «Управление задачами и потенциальными клиентами». Это Ваша рабочая доска.

На мобильном раздел открывается так же - через нижнюю панель разделов (если «Задач» нет среди постоянных кнопок, нажмите «Ещё»). Сверху Вы увидите две главные кнопки: «Создать задачу» (Ваше личное напоминание) и «Проверить и создать задачи» (запуск автоматических подсказок по дырам в данных).

Ниже - поле «Быстро добавить задачу...» и переключатель «Что показывать»: «Мои задачи» или «Подсказки продукта», у каждой вкладки свой счётчик. Под ним - отметки «Просрочено» и «Сегодня», которые одним нажатием показывают горящее, строка «Поиск задач...» и фильтры: «Все категории» (у подсказок), «Все приоритеты», «Все клиенты» и сортировка «Сортировка: новые сначала». Они пригодятся, когда задач станет много.

Если открываете раздел впервые и видите пусто - это нормально. Заведите заказы, товары, принтеры и материалы, затем нажмите «Проверить и создать задачи». Учет3Д соберёт подходящие подсказки на доске.

Два режима отображения: Лента и Классика

Сверху над списком есть переключатель режимов. Учет3Д даёт два способа смотреть на одни и те же задачи - выбирайте тот, в котором Вам проще держать в голове весь поток.

Лента. Задачи идут одним вертикальным списком, сверху самые свежие и срочные. Удобно, если у Вас немного карточек и хочется быстро пробежаться глазом.
Классика. Привычная доска с колонками: «Новые», «В работе», «Ожидание», «Завершено». В каждой колонке - счётчик карточек. Удобно, когда задач много и хочется видеть весь поток сразу.

Переключение режима - мгновенное, ничего не сбрасывается. Можно утром работать в «Ленте», а вечером перейти в «Классику», чтобы окинуть взглядом, что зависло в «Ожидании».

Если Вы вернулись после паузы

Несколько напоминаний об обслуживании принтеров или низком остатке материалов собираются в свёрнутые группы. Заголовок показывает их количество, а срочные задачи отмечены отдельно. Нажмите на заголовок, чтобы увидеть карточки. Они сохраняются на доске, даже когда группа свёрнута.

При поиске или отборе группы с найденными задачами раскрываются автоматически. В режиме «Классика» на телефоне также показываются все этапы с найденными задачами. Чтобы снова свернуть группу, сначала снимите отбор.

Кнопка «Проверить и создать задачи» - автоматические подсказки

Это сердце раздела. Большая часть карточек на Вашей доске появилась не от Вас, а от системы - после того, как Вы что-то создали или забыли заполнить.

Нажали - Учет3Д прошёлся по объектам и положил на доску подсказки. Вот что система умеет замечать.

По товарам:

нет фото для объявления;
нет исходных файлов модели (STL, OBJ);
не указано время печати;
нет тегов для поиска;
не указаны материалы.

Все эти пробелы по одному товару Учет3Д собирает в одну карточку, чтобы не плодить пять отдельных задач на один товар.

По заказам:

нет фото готового изделия;
нет фото товаров, входящих в заказ;
не указано время печати на позициях;
заказ просрочен по сроку.

По принтерам:

подошло плановое обслуживание - по часам наработки или по календарному сроку.

По клиентам:

не заполнены контакты (телефон или электронная почта).

По материалам:

остаток катушки опустился ниже порога - пора заказать новую.

Принцип одинаковый. Каждая такая подсказка - это понятный заголовок («Фото товаров в заказе», «Указать время печати», «Пополнить остаток материала») и ссылка на сам объект. Кликнули по карточке - открылся заказ, товар или принтер прямо на том экране, где надо дозаполнить.

Зачем это вообще нужно? Без указания времени печати не посчитается амортизация и электричество - значит, и расчёт себестоимости будет неполный. Без фото клиент в каталоге не найдёт товар. Без фото готового изделия в заказе - нечего показать в отчёте по прошлой работе. Каждая подсказка закрывает реальную дыру, через которую утекает либо время, либо точность расчётов.

Большинство системных задач не нужно двигать по доске руками. Дозаполните поле в карточке заказа или товара, сохраните изменения, вернитесь в задачи и снова нажмите «Проверить и создать задачи». Если причина устранена, карточка исчезнет из актуального списка или перейдёт в завершённые.

У напоминания об обслуживании есть кнопка «Обслуживание выполнено». Она подходит для короткой отметки без стоимости, мастера и складских деталей. Если нужно записать расходы или использованные запчасти, откройте полную форму по инструкции как закрыть напоминание об обслуживании, затем повторите проверку задач.

Кнопка «Создать задачу» - Ваши личные напоминания

Кроме автоматических подсказок на доске живут Ваши собственные задачи. Их Вы создаёте через кнопку «Создать задачу» в правом верхнем углу - чтобы разложить работу мастерской по понятным этапам.

В карточке Вы заполняете:

«Что нужно сделать» - коротко, по сути. Это единственное обязательное поле.
«Подробности» - детали, ссылки, контекст.
«Срок» - дата, к которой надо закрыть. Просроченные задачи система подсвечивает.
«Важность» - низкая, средняя, высокая или срочная. От этого зависит цвет полоски на карточке.
«Стадия» - в какой колонке задача: «Новые», «В работе», «Ожидание» или «Завершено».
«Клиент» - если задача о конкретном человеке, выберите его из списка или нажмите «Создать нового», и карточка свяжется с его профилем.
«Метки» - произвольные пометки в разделе «Метки и дата». На доске они пока не показываются, и отбора по ним нет.

Все Ваши собственные карточки живут на вкладке «Мои задачи», а в режиме «Лента» собраны в группу «Личные задачи» - чтобы их легко было отличить от автоматических подсказок.

Категории задач под мастерскую

В 3D-печати типовой путь изделия от файла до клиента обычно такой: напечатать → прошлифовать → собрать или покрасить → упаковать → отправить. У каждого мастера он чуть свой. У кого-то добавляется «фотосессия для каталога» перед отправкой, у кого-то «звонок клиенту» перед сборкой.

В Учет3Д эти этапы не зашиты жёстко - Вы заводите их сами. Проще всего начинать название задачи со слова этапа: «Напечатать: корпус дракона», «Прошлифовать: корпус дракона», «Отправить: заказ №142». Создаёте задачу с таким названием, при необходимости привязываете клиента - и карточка появляется на доске.

Потом по этому слову удобно искать. Едете на почту - открыли раздел, набрали «отправить» в строке «Поиск задач...», увидели весь список того, что надо взять с собой. Сели за принтер - набрали «напечатать», видите всю очередь. Поиск идёт по названию и подробностям задачи, а по меткам не ищет, поэтому слово этапа ставьте именно в название.

Полезный совет: держите короткий список слов для этапов, 5-10 штук, и пишите их одинаково. «Упаковка» и «упаковать» поиск найдёт по-разному, лучше выбрать одно.

Как двигать задачи между колонками в режиме «Классика»

Если Вы работаете в режиме «Классика», карточку можно перетаскивать из колонки в колонку - мышью на компьютере или пальцем на сенсорном экране (зажать на полсекунды, потом потянуть).

Если перетаскивать неудобно - стадию можно поменять и из самой карточки. Откройте задачу, найдите поле «Стадия», выберите нужную колонку, сохраните. Результат тот же - задача переедет.

В режиме «Лента» задачи двигаются только из самой карточки, через поле «Стадия». Перетаскивания там нет - это формат «список», а не «доска».

Типичный сценарий за день: утром карточка «Упаковать заказ №142» сидит в «Новых». Доходят руки - перевели в «В работе», начали клеить плёнку. Закончили - перевели в «Завершено». Через минуту создали следующую: «Отправить: заказ №142», сразу в «Новые». Поехали на почту - поиск по слову «отправить», вернулись с пустой колонкой.

Чего раздел не делает

Чтобы не было сюрпризов, скажу честно про ограничения. Это сознательный выбор, а не баги - иначе инструмент превратился бы в тяжёлую систему планирования цеха, которую страшно открыть.

Нет автоматических производственных колонок «Печатается → Постобработка → Упаковка → Отгрузка», которые сами двигались бы по мере выполнения заказа. Производственные этапы отслеживаются через статусы заказа и через очередь принтеров.
Свои правила для автоматических подсказок не настраиваются - набор фиксированный. И повторяющихся задач (вроде «раз в неделю проверить остатки») система сама не создаёт.
Нет уведомлений на электронную почту про новые подсказки - карточка просто ждёт Вас на доске.
Назначить задачу можно только в мастерской с командой. Там в форме задачи есть блок «Назначить мастера»; командная работа пока открыта не всем мастерским, а автоматические подсказки системы мастеру не назначаются.

Раздел устроен как личный помощник мастера, а не как производственная система для цеха из 20 человек. Он помогает одному человеку (или паре «муж-жена») не упустить мелочи в потоке из 10-50 заказов в день. Часть пунктов в планах - например, повторяющиеся задачи. Но прямо сейчас работает так, как описано.

Распорядок на каждый день

Чтобы раздел приносил пользу, а не висел закрытым, держитесь простого распорядка.

Утро. Открыли «Задачи». Нажали «Проверить и создать задачи». Пробежались по списку - 5-10 минут. Автоматические подсказки закрыли в карточках самих объектов. Свои задачи распределили.
День. Когда что-то делаете руками (печатаете, шлифуете, упаковываете) - создавайте задачу со словом этого этапа в названии. Карточка ушла в «В работе». После завершения - переведите в «Завершено».
Новый заказ пришёл. Сразу проверьте, что у Учет3Д не появилось подсказок по нему (нет времени печати, нет фото). Закройте их в первый же час - потом забудете.
Конец недели. Откройте колонку «Ожидание» в режиме «Классика». Что-то наверняка можно перевести в работу или закрыть - внешний блокер исчез, а Вы просто не вспомнили.
Раз в месяц. Просмотрите «Мои задачи» в колонке «Завершено» и слова этапов в названиях. Если одно и то же пишется по-разному - договоритесь с собой об одном варианте.

Привычка занимает 15-20 минут в день суммарно. Взамен - расчёты на «Панели управления» честные, заказы не просрочены, клиентам ничего не забыто.