Задачи в Учет3Д: рабочая доска по заказам и подсказки системы
Зачем нужен раздел «Задачи»
Когда заказов в день два, всё держится в голове. Когда десять - Вы уже забываете, у какого клиента нет фото готового изделия, какому принтеру пора менять ремни, а какая катушка вот-вот закончится. Через неделю смотрите в отчёт, а маржа врёт, потому что у пяти позиций не указано время печати, и амортизация станка не посчиталась.
Раздел «Задачи» закрывает именно эту дыру. Здесь собраны и Ваши личные напоминания, и автоматические подсказки от Учет3Д. Открыли утром, прошлись сверху вниз, закрыли пробелы за десять минут - и весь день работаете уже на честных данных.
Главное отличие от обычной доски задач в офисных программах - Учет3Д умеет сам собирать подсказки после нажатия «Проверить и создать задачи». Завели товар без времени печати - проверка добавит карточку в раздел. Закрыли заказ, но не загрузили фото готового изделия - появится ещё одна. Подошёл срок обслуживания станка - проверка напомнит и об этом. Доска работает как помощник, который показывает, где не хватает данных или требуется действие.
Как открыть раздел
В левом меню найдите пункт «Задачи». Заголовок раздела - «Задачи», под ним подпись «Управление задачами и потенциальными клиентами». Это Ваша рабочая доска.
На мобильном раздел открывается так же - через нижнюю панель разделов (если «Задач» нет среди постоянных кнопок, нажмите «Ещё»). Сверху Вы увидите две главные кнопки: «Создать задачу» (Ваше личное напоминание) и «Проверить и создать задачи» (запуск автоматических подсказок по дырам в данных).
Под кнопками - фильтры: «Все типы», «Все приоритеты», «Все клиенты» и сортировка «Сначала новые». Они пригодятся, когда задач станет много.
Если открываете раздел впервые и видите пусто - это нормально. Заведите заказы, товары, принтеры и материалы, затем нажмите «Проверить и создать задачи». Учет3Д соберёт подходящие подсказки на доске.
Два режима отображения: Лента и Классика
Сверху над списком есть переключатель режимов. Учет3Д даёт два способа смотреть на одни и те же задачи - выбирайте тот, в котором Вам проще держать в голове весь поток.
- Лента. Задачи идут одним вертикальным списком, сверху самые свежие и срочные. Удобно, если у Вас немного карточек и хочется быстро пробежаться глазом.
- Классика. Привычная доска с колонками: «Новые», «В работе», «Ожидание», «Завершено». В каждой колонке - счётчик карточек. Удобно, когда задач много и хочется видеть весь поток сразу.
Переключение режима - мгновенное, ничего не сбрасывается. Можно утром работать в «Ленте», а вечером перейти в «Классику», чтобы окинуть взглядом, что зависло в «Ожидании».
Кнопка «Проверить и создать задачи» - автоматические подсказки
Это сердце раздела. Большая часть карточек на Вашей доске появилась не от Вас, а от системы - после того, как Вы что-то создали или забыли заполнить.
Нажали - Учет3Д прошёлся по объектам и положил на доску подсказки. Вот что система умеет замечать.
По товарам:
- нет фото для объявления;
- нет исходных файлов модели (STL, OBJ);
- не указано время печати;
- нет ярлыков;
- не указаны материалы.
Все эти пробелы по одному товару Учет3Д собирает в одну карточку, чтобы не плодить пять отдельных задач на один товар.
По заказам:
- нет фото готового изделия;
- нет фото товаров, входящих в заказ;
- не указано время печати на позициях;
- заказ просрочен по сроку.
По принтерам:
- подошло плановое обслуживание - по часам наработки.
По клиентам:
- не заполнены контакты (телефон или электронная почта).
По материалам:
- остаток катушки опустился ниже порога - пора заказать новую.
Принцип одинаковый. Каждая такая подсказка - это понятный заголовок («Фото товаров в заказе», «Указать время печати», «Пополнить остаток материала») и ссылка на сам объект. Кликнули по карточке - открылся заказ, товар или принтер прямо на том экране, где надо дозаполнить.
Зачем это вообще нужно? Без указания времени печати не посчитается амортизация и электричество - значит, и расчёт себестоимости будет неполный. Без фото клиент в каталоге не найдёт товар. Без фото готового изделия в заказе - нечего показать в отчёте по прошлой работе. Каждая подсказка закрывает реальную дыру, через которую утекает либо время, либо точность расчётов.
Большинство системных задач не нужно двигать по доске руками. Дозаполните поле в карточке заказа или товара, сохраните изменения, вернитесь в задачи и снова нажмите «Проверить и создать задачи». Если причина устранена, карточка исчезнет из актуального списка или перейдёт в завершённые.
У напоминания об обслуживании есть кнопка «Обслуживание выполнено». Она подходит для короткой отметки без стоимости, мастера и складских деталей. Если нужно записать расходы или использованные запчасти, откройте полную форму по инструкции как закрыть напоминание об обслуживании, затем повторите проверку задач.
Кнопка «Создать задачу» - Ваши личные напоминания
Кроме автоматических подсказок на доске живут Ваши собственные задачи. Их Вы создаёте через кнопку «Создать задачу» в правом верхнем углу - чтобы разложить работу мастерской по понятным этапам.
В карточке Вы заполняете:
- Заголовок - коротко, по сути.
- Описание - детали, ссылки, контекст.
- Приоритет - низкий, средний, высокий, срочный. От этого зависит цвет полоски на карточке.
- Срок - дата, к которой надо закрыть. Просроченные задачи система подсвечивает.
- Ярлыки - произвольные метки на задаче. По ним удобно фильтровать список через фильтр «Все типы» в шапке.
- Связь с клиентом - если задача о конкретном человеке (текущем клиенте или потенциальном), привяжите её, и карточка свяжется с его профилем.
Все Ваши собственные карточки в списке помечаются категорией «Личные задачи» - чтобы их легко было отличить от автоматических подсказок.
Категории задач под мастерскую
В 3D-печати типовой путь изделия от файла до клиента обычно такой: напечатать → прошлифовать → собрать или покрасить → упаковать → отправить. У каждого мастера он чуть свой. У кого-то добавляется «фотосессия для каталога» перед отправкой, у кого-то «звонок клиенту» перед сборкой.
В Учет3Д эти этапы не зашиты жёстко - Вы заводите их сами через ярлыки на задачах. На каждый этап - отдельный ярлык: «напечатать», «прошлифовать», «упаковать», «отправить». Создаёте задачу, ставите ей нужный ярлык, привязываете к заказу - и карточка появляется на доске.
По ярлыкам потом удобно фильтровать. Едете на почту - открыли раздел, поставили фильтр «отправить», увидели весь список того, что надо взять с собой. Сели за принтер - фильтр «напечатать», видите всю очередь.
Полезный совет: не плодите десятки ярлыков. 5-10 штук, которыми Вы реально пользуетесь, лучше, чем 40 на все случаи жизни. Раз в месяц проходитесь и чистите дубли - «упаковка» и «упаковать» лучше свести к одному.
Как двигать задачи между колонками в режиме «Классика»
Если Вы работаете в режиме «Классика», карточку можно перетаскивать из колонки в колонку - мышью на компьютере или пальцем на сенсорном экране (зажать на полсекунды, потом потянуть).
Если перетаскивать неудобно - статус можно поменять и из самой карточки. Откройте задачу, найдите поле «Статус», выберите нужную колонку, сохраните. Результат тот же - задача переедет.
В режиме «Лента» задачи двигаются только из самой карточки, через поле статуса. Перетаскивания там нет - это формат «список», а не «доска».
Типичный сценарий за день: утром карточка «Упаковать заказ №142» сидит в «Новых». Доходят руки - перевели в «В работе», начали клеить плёнку. Закончили - перевели в «Завершено». Через минуту создали следующую: «Отправить заказ №142», ярлык «отправить», сразу в «Новые». Поехали на почту - фильтр по ярлыку «отправить», вернулись с пустой колонкой.
Чего раздел не делает
Чтобы не было сюрпризов, скажу честно про ограничения. Это сознательный выбор, а не баги - иначе инструмент превратился бы в тяжёлую систему планирования цеха, которую страшно открыть.
- Нет автоматических производственных колонок «Печатается → Постобработка → Упаковка → Отгрузка», которые сами двигались бы по мере выполнения заказа. Производственные этапы отслеживаются через статусы заказа и через очередь принтеров.
- Свои правила для автоматических подсказок не настраиваются - набор фиксированный. И повторяющихся задач (вроде «раз в неделю проверить остатки») система сама не создаёт.
- Нет уведомлений на электронную почту про новые подсказки - карточка просто ждёт Вас на доске.
- Нет назначения задачи на сотрудника. Один аккаунт - один владелец.
Раздел устроен как личный помощник мастера, а не как производственная система для цеха из 20 человек. Он помогает одному человеку (или паре «муж-жена») не упустить мелочи в потоке из 10-50 заказов в день. Часть пунктов в планах - например, повторяющиеся задачи. Но прямо сейчас работает так, как описано.
Распорядок на каждый день
Чтобы раздел приносил пользу, а не висел закрытым, держитесь простого распорядка.
- Утро. Открыли «Задачи». Нажали «Проверить и создать задачи». Пробежались по списку - 5-10 минут. Автоматические подсказки закрыли в карточках самих объектов. Свои задачи распределили.
- День. Когда что-то делаете руками (печатаете, шлифуете, упаковываете) - создавайте задачу с ярлыком этого этапа. Карточка ушла в «В работе». После завершения - переведите в «Завершено».
- Новый заказ пришёл. Сразу проверьте, что у Учет3Д не появилось подсказок по нему (нет времени печати, нет фото). Закройте их в первый же час - потом забудете.
- Конец недели. Откройте колонку «Ожидание» в режиме «Классика». Что-то наверняка можно перевести в работу или закрыть - внешний блокер исчез, а Вы просто не вспомнили.
- Раз в месяц. Просмотрите ярлыки. Если их стало пятьдесят и они дублируются - наведите порядок, оставьте 5-10 рабочих.
Привычка занимает 15-20 минут в день суммарно. Взамен - расчёты на «Панели управления» честные, заказы не просрочены, клиентам ничего не забыто.