Товары на реализацию в Учет3Д: партии у партнёров без хаоса

Важно. Партии на реализацию заводятся в разделе «Заказы»: в форме «Новый заказ» выберите тип заказа «На реализацию». Отдельного раздела «Товары на реализацию» в меню больше нет - всё работает внутри «Заказов». Партии собираются в отдельной вкладке «На реализации», и по каждой партии Учет3Д ведёт учёт продаж по штукам и баланс по платежам.

Зачем нужны товары на реализацию

У мастерской редко бывает только модель «напечатал - отдал - получил деньги». Как только появляется свободное время и наработанный ассортимент, изделия начинают расходиться через чужие точки. Магазин настолок берёт на витрину набор органайзеров, локальный сувенирный - фигурки, знакомый с маркетплейсом - серию ёлочных игрушек. Вы привозите коробку из 50 штук, партнёр ставит её на полку. Деньги Вы получаете не сразу, не одним платежом и не за всё сразу.

И вот тут начинается путаница. Партии лежат у трёх-пяти партнёров одновременно. У одного продано 12 из 30, у второго - 3 из 20, у третьего вообще не двигается. Кто кому сколько должен, что пора забирать, что пора допечатывать - всё в переписке в Telegram или в голове.

Учет3Д снимает эту нагрузку. Каждая партия у партнёра - отдельная запись. Видно, сколько штук передано, сколько продано, сколько осталось на полке и сколько денег партнёр Вам ещё должен. По каждой партии считается себестоимость и фактическая прибыль с учётом затрат на печать.

Шаг 1. Откройте «Заказы» и выберите тип «На реализацию»

Партии на реализацию создаются в разделе «Заказы». Так цифры по партнёрам сразу попадают в общую финансовую сводку и аналитику.

Что сделать:

В левом меню откройте «Заказы».
В правом верхнем углу нажмите «Новый заказ».
В блоке «Основная информация» в строке «Тип заказа» нажмите «На реализацию» - под кнопками появится пояснение «Товар отдан партнёру или магазину и будет продаваться частями».
Заполните клиента - это и есть партнёр (магазин, маркетплейс, знакомый с витриной). Если его ещё нет в базе - нажмите ссылку «+ Создать клиента» прямо в форме. Партнёров полезно вести отдельной категорией клиентов, чтобы не смешивать с конечными покупателями.
В блоке «Товары в заказе» нажмите «+ Добавить товар». Откроется окно «Добавить товар в заказ» - выберите режим «Из каталога» (изделие должно быть заведено в разделе «Каталог товаров») и укажите количество переданных штук.
В блоке «Дополнительная информация» запишите договорённость с партнёром: «комиссия 25 %», «оплата по факту продажи», «возврат брака за наш счёт». Через три месяца Вы скажете себе спасибо.

Сохраните заказ кнопкой «Создать заказ».

Шаг 2. Где искать партии - вкладка «На реализации»

Партии не смешиваются с обычными заказами. В разделе «Заказы» для них есть отдельная вкладка «На реализации». Она появляется автоматически, как только у Вас есть хотя бы одна партия, и показывает счётчик активных партий. Если партий нет - вкладка скрыта, чтобы не мешать.

Во вкладке «На реализации» остаются неотменённые партии, по которым ещё не продан весь товар или не получена вся сумма. Полностью распроданная и оплаченная партия переходит во «Выполненные», отменённая в «Отмененные». В «Активных заказах» и «Отправленных» партии не смешиваются с обычными заказами.

Шаг 3. Что показывает партия

Откройте партию из «Заказов» - увидите карточку заказа с типом «На реализацию». Разберём ключевые цифры.

Шапка партии:

Партнёр - название магазина или реализатора. По имени можно перейти в карточку клиента и увидеть все его партии и обычные заказы.
Товар и количество переданных штук - что именно и сколько уехало к партнёру. Базовое число, относительно которого считаются продажи и остаток.
Дата заказа - когда коробка ушла. Используется для подсчёта дней «на полке» - удобно видеть, какие партии застряли.
Статус - для партии этапы подписаны по-своему: «Готов к передаче», «Отдан на реализацию» (лежит у партнёра) и «Распродано» (когда всё продано и расчёт закрыт). Это те же статусы, что у обычных заказов («Готов», «Отправлен», «Выдан»), просто с понятными для реализации названиями. Отмечать продажи можно только после того, как партия получила статус «Отдан на реализацию»: до этого товар ещё лежит у Вас.

Денежный блок справа - «Итог по заказу»:

Товары и Промежуточная сумма - расчёт по позициям.
К ОПЛАТЕ - стоимость всей партии по Вашим ценам: столько Вы получите, когда партнёр продаст всё.
ПОЛУЧЕНО - сумма платежей от партнёра.
Себестоимость - рассчитана по составу и затратам позиций, включая материал, оборудование и другие заполненные расходы.
Прибыль - полученные деньги за вычетом себестоимости проданных изделий и расходов.

Блок «Маркетплейс / Канал продажи» удобно использовать для пометки, через какую площадку идёт реализация - Wildberries, Ozon, офлайн-точка, личная договорённость. Это поможет потом сравнивать каналы по прибыли.

Шаг 4. Как отмечать продажи от партнёра

Партнёр раз в неделю или раз в месяц присылает отчёт: «продано столько-то, на такую сумму». В Учет3Д это отражается в двух местах: сколько штук продано (поштучно) и сколько денег пришло.

Сколько продано (по штукам). В карточке партии в таблице товаров у каждой позиции есть счётчик «продано X из Y» с кнопками +, - и ₽. Партнёр продал 5 фигурок - нажмите +, укажите 5 штук, полученную сумму и кассу. Счётчик станет «5 из 30», остаток и деньги пересчитаются вместе. Ошиблись - кнопка - откроет отмену продажи, где можно указать количество и уменьшение оплаты. Когда всё продано, позиция помечается «Распродано».

Сколько денег пришло. Деньги отмечаются отдельно:

Если деньги пришли одновременно с отчётом о продаже, нажмите + у товара. В одном окне укажите количество, сумму и кассу.
Если продажу уже отметили, а партнёр заплатил позже, нажмите ₽ у этого товара. Количество проданного не изменится.
Если ошиблись в сумме отдельной выплаты, снова нажмите ₽, выберите «Отменить выплату», укажите сумму исправления и ту же кассу, куда поступили деньги.
Для нескольких товаров проведите выплату по каждой позиции отдельно. Так сумма останется связана с конкретным товаром.
В заметках можно вести хронику: «20.05 - продано 5 шт, акция к выходным», «01.06 - расчёт за май, переведено 12 500 ₽», «10.06 - забрали остаток 18 шт обратно».

Когда последняя штука продана, Учет3Д предложит поставить статус «Распродано». Подтвердите действие. Этот статус сам по себе не означает, что партнёр уже перевёл все деньги: до полного расчёта партия остаётся во вкладке «На реализации».

Если партнёр вернул непроданное. Пока по партии не было ни одной продажи, её статус можно вернуть назад или отменить партию. Если продажи уже были, сменить статус партии не получится: Учет3Д попросит сначала отменить все продажи, потому что проданные штуки нельзя «вернуть» на свою полку. В этом случае оставьте партию как есть и в заметках укажите, сколько штук вернулось.

Возврат остатков на склад. Проверьте в карточке товара в «Каталоге товаров», раздел «Склад и остатки», строку «На складе». Если вернувшихся штук там нет, оприходуйте их кнопкой «Принять на склад». Сначала проверка, потом приход - иначе на складе появятся «двойники».

Если после отмены последней продажи у товара осталась часть оплаты, кнопка ₽ не исчезнет. Через неё отмените денежный остаток и выберите ту же кассу, куда он поступил. Принять новую выплату получится только после следующей отмеченной продажи.

Шаг 5. Расчёт с партнёром

Продажу и полученную сумму фиксируйте кнопкой + у товара. Если партнёр перевёл деньги позже, используйте кнопку ₽ у уже проданной позиции. Там же можно отменить ошибочно проведённую выплату. Общую выплату за несколько товаров разделите между позициями: касса получит всю сумму, а прибыль останется связана с теми товарами, которые её принесли.

Архивная партия доступна только для просмотра. Чтобы провести новую продажу или выплату, сначала восстановите её из архива и верните в рабочий статус.

Как читать баланс по партии:

К ОПЛАТЕ больше, чем ПОЛУЧЕНО - часть партии ещё не продана или партнёр не расплатился за проданное. Что именно, видно по счётчикам «продано X из Y» у каждого товара.
Цифры сошлись - расчёт закрыт.
ПОЛУЧЕНО больше, чем К ОПЛАТЕ - партнёр заплатил вперёд под будущие продажи (аванс с его стороны, такое тоже бывает).

Сверка раз в месяц. Откройте карточку партнёра в разделе «Клиенты» и нажмите «История» - увидите все его заказы и партии в одной хронологии, с суммой, оплатой и остатком по каждой. Скопируйте цифры, отправьте партнёру. Расхождения разбирайте сразу, пока память свежая.

Три бизнес-модели работы с партнёром:

Комиссионная. Партнёр продаёт и забирает себе согласованный процент. При фиксации продажи указывайте сумму уже за вычетом комиссии.
Выкуп. Партнёр выкупает партию сразу. Тут тип «На реализацию» не нужен - оформляйте как обычный заказ, типом «Клиенту».
Гибрид с отсрочкой. Партнёр обещает заплатить «к концу месяца» фиксированной суммой. При фиксации продажи укажите полученную сумму 0 ₽, а фактический перевод проведите позже кнопкой ₽.

Менять модель под одного партнёра можно в любой момент - история заказов и платежей сохранится.

Чего раздел не делает

Чтобы не было ложных ожиданий - короткий список ограничений:

Карточка партии на реализацию сама не тянет отчёты площадок. Цифры по этому партнёру вносите в карточку руками. (Ваши собственные прямые продажи на Ozon, Wildberries и Яндекс.Маркете при этом можно вести автоматически - для них есть отдельный раздел «Селлер»; он про Ваши продажи на площадках, а не про консигнацию.)
Не готовит документы именно для реализации. Договора комиссии и отчёта комиссионера в Учет3Д нет. Кнопка «Документы» в карточке партии выгружает в Word общие документы из заказа (счёт, акт, для ИП и ООО - товарную накладную ТОРГ-12), а договор с партнёром на реализацию готовьте сами.
Не считает НДС, налоги и взносы. Даёт сырые данные «передано / продано / получено». Дальше решаете Вы или Ваш бухгалтер.
Не напоминает о долгах партнёра. Остаток по партиям виден во вкладке «На реализации» и в карточке партии; в сумму «Вам должны за выданные заказы» на Панели управления партии не входят. Сообщения заказчику в Telegram есть, но они про статус заказа, а не про долг партнёра.

Чеклист первой партии

Минимальный набор, чтобы первая партия у партнёра не превратилась в путаницу:

В разделе «Клиенты» заведите партнёра отдельной карточкой, чтобы не путать с конечными покупателями.
В разделе «Каталог товаров» заведите изделие с актуальной себестоимостью и розничной ценой.
В разделе «Заказы» нажмите «Новый заказ», выберите тип «На реализацию».
Заполните клиента-партнёра, товар, количество переданных штук, дату заказа.
В «Дополнительной информации» зафиксируйте договорённость - комиссия, отсрочка, политика возвратов.
Сразу по получении отчёта от партнёра отмечайте проданные штуки кнопкой +, а позднюю выплату - кнопкой ₽ у товара. Не копите - потом не разберётесь.
Раз в месяц делайте сверку по карточке клиента: «К оплате / Получено / Остаток». Расхождения разбирайте сразу.
Если партия лежит больше 60 дней без движения - принимайте решение: оставить, дать партнёру скидку или забрать остаток.

Связанные статьи

Заказы в Учет3Д: полный обзор работы с заявками - как устроен раздел «Заказы» целиком, ведь партии теперь живут именно там.
Статусы заказа - как использовать - «В очереди», «Готов», «Отправлен», «Выдан» в контексте партий.
Маржа на заказе - как читать и улучшать - что считает прибыль в карточке, особенно полезно для партий с комиссией.
Полный гайд по разделу «Клиенты» - где заводить партнёров и почему держать их отдельной категорией.
История клиента - все заказы и партии партнёра в одной хронологии для месячной сверки.